ATS pour la pharmacie, les biotechnologies et l'industrie de la santé : Centraliser les offres et candidatures

Gagnez en efficacité pour vos embauches dans la pharmacie, les biotechnologies et l'industrie de la santé avec le logiciel de recrutement Candidatus.

➡ Contactez-nous : Pour une analyse rapide de votre environnement, et planifier une démo personnalisée si vous êtes intéressé(e).

Au choix :

• Téléphone : +33 (0)1 88 33 66 00
• Email : contact@candidatus.com
• Calendrier :  Réserver un créneau

Dans la pharmacie, les biotechnologies et l'industrie de la santé, comment rassembler toutes les offres et candidatures ?

Un ATS (Applicant Tracking System) unifie tous vos flux de recrutement dans une interface unique. Cette centralisation élimine la dispersion des données candidats entre emails, fichiers Excel et plateformes multiples. Vous accédez instantanément à l’historique complet de chaque candidature depuis un tableau de bord unifié.

Dysfonctionnements causés par l’absence de centralisation des

L’absence de logiciel de recrutement génère une fragmentation coûteuse de vos processus de recrutement :

• Candidatures perdues : 30% des CV reçus par email ne sont jamais traités ou classésDossiers non traités : une part significative des CV reçus par email ne sont jamais traités ni stockés correctement
• Réponses similaires non repérées : le même candidat postule pour différents emplois sans que cela soit détecté
• Historique dispersé : impossible de consulter les échanges avec un candidat contacté il y a 6 mois
• Travail en silo : les personnes en charge de l’embauche agissent séparément sans coordination sur les interventions des autres
• Rapports absents : pas de vision cohérente sur vos performances RH
• Perte de temps : 40% du temps recruteur consacré à chercher des informations éparpilléesTemps gaspillé : sur quatre heures, presque deux du temps à chercher des informations

Cette problématique s’amplifie particulièrement dans la pharmacie, les biotechnologies et l'industrie de la santé où le volume de candidatures (ciblées ou pas) nécessite une organisation rigoureuse.

Implémenter une organisation centralisée à l’aide d’un ATS

Étape 1 : Paramétrer les canaux d’acquisition des CV
Objectif : regrouper automatiquement toutes les candidatures dans un seul système.
Action ATS : connecter vos comptes LinkedIn, Indeed, France Travail et votre site carrière via les connecteurs natifs.
Résultat attendu : 100% des candidatures arrivent dans l’ATS sans manipulation manuelle.

Étape 2 : Réorganiser les profils dans votre base
Objectif : créer une taxonomie cohérente pour retrouver facilement chaque profil.
Action ATS : définir des champs obligatoires (compétences, expérience, localisation) et des tags personnalisés.
Résultat attendu : temps de recherche d’un candidat réduit de 70 à 85%.

Étape 3 : Synchroniser les membres chargés du recrutement
Objectif : permettre à tous les intervenants de suivre l’avancement des candidatures.
Action ATS : attribuer des rôles et permissions selon les responsabilités de chacun.
Résultat attendu : élimination de 90% des emails de coordination entre recruteurs.

Étape 4 : Rendre automatique le repérage des doublons
Objectif : identifier instantanément les candidats qui postulent plusieurs fois.
Action ATS : activer la reconnaissance automatique par email, nom et téléphone.
Résultat attendu : réduction de 60 à 80% des traitements redondants.

Étape 5 : Unifier les plannings d’entretiens
Objectif : éviter les conflits de créneaux et optimiser l’agenda des managers.
Action ATS : synchroniser les calendriers Outlook/Google de tous les intervenants.
Résultat attendu : diminution de 50% des reports d’entretiens pour cause de conflit d’agenda.

Étape 6 : Concevoir des tableaux de bord unifiés
Objectif : piloter votre activité recrutement depuis une vue d’ensemble.
Action ATS : paramétrer des rapports automatiques par poste, recruteur et période.
Résultat attendu : temps de reporting divisé par 5 à 8 selon la complexité.

Étape 7 : Répertorier et historiser les données
Objectif : conserver la mémoire de vos recrutements pour les futures campagnes.
Action ATS : configurer la rétention automatique des profils et échanges candidats.
Résultat attendu : constitution d’un vivier de 500 à 2000 candidats qualifiés selon votre volume.

Cette approche systématique s’adapte aux contraintes organisationnelles pour le recrutement dans la pharmacie, les biotechnologies et l'industrie de la santé.

Critères d’efficacité pour la centralisation

Indicateurs d’efficacité opérationnelle :

• Temps moyen de traitement d’une candidature : réduction de 40 à 60% avec centralisation
• Nombre de sources de candidatures connectées : objectif 100% des canaux utilisés
• Taux de doublons détectés automatiquement : amélioration de 70 à 90%

Critères de collaboration :

• Nombre d’emails de coordination entre recruteurs : diminution de 80% minimum
• Délai moyen de validation manager : réduction grâce aux notifications automatiques
• Taux d’utilisation de l’ATS par l’équipe : cible 95% des actions de recrutement

Points de vigilance communs concernant la pharmacie, les biotechnologies et l'industrie de la santé :

• Vérifier la compatibilité des connecteurs avec vos outils métiers existants.
• Prévoir une période d’adaptation de 2 à 4 semaines pour l’adoption complète.

Exemples pratiques et écueils à éviter

Cas d’usage 1 : Postulation répétée sur plusieurs offres
Déclencheur : un candidat postule simultanément sur 3 offres de votre entreprise.
Action ATS : détection automatique du doublon et regroupement des candidatures sous un profil unique.
Résultat : vision complète des motivations candidat et évitement des contacts redondants.

Cas d’usage 2 : Recherche d’anciens candidats
Déclencheur : ouverture d’un nouveau poste semblable à une mission de l’année précédente.
Action ATS : recherche par mots-clés dans la base historique avec filtres par date et statut.
Résultat : identification de 20 à 50 candidats pré-qualifiés en moins de 5 minutes.

Erreurs courantes à contourner :

• Migration partielle : ne pas importer l’historique existant crée une rupture dans le suivi candidats
• Droits d’accès mal définis : un paramétrage trop restrictif bloque la collaboration entre équipes
• Formation insuffisante : 70% des échecs viennent d’une adoption incomplète par les utilisateurs
• Connecteurs non configurés : oublier de relier certaines sources maintient la dispersion des données

Concernant la pharmacie, les biotechnologies et l'industrie de la santé, l’enjeu réside dans l’équilibre entre centralisation complète et flexibilité d’usage selon les spécificités métiers. En effet, les équipes opérationnelles peuvent avoir pris la main sur leur processus de recrutement, et ne pas s’inscrire dans l’optique d’une centralisation.

Questions courantes sur la centralisation

Combien de temps faut-il pour centraliser complètement ses données de recrutement ?Quel est le délai requis pour achever la centralisation de ses données liées au recrutement
La migration initiale prend 2 à 4 semaines selon le volume d’historique à importer. La configuration des connecteurs automatiques s’effectue en 2 à 5 jours ouvrés. L’adoption complète par les équipes nécessite généralement 1 mois de pratique régulière.

Comment éviter la disparition des informations pendant le processus de centralisation
Exportez systématiquement vos bases existantes avant migration et testez les imports sur un échantillon réduit. Conservez vos anciens systèmes en lecture seule pendant 3 mois minimum. Vérifiez la cohérence des données importées par sondage sur 10% des profils candidats.

L’écosystème RH dans la pharmacie, les biotechnologies et l’industrie de la santé pour centraliser les offres et candidatures

Spécificités du recrutement

Le secteur pharmaceutique français emploie plus de 106 000 salariés avec une progression de 2,7% en 2022, tandis que l’industrie pharmaceutique recrute annuellement entre 10 000 et 14 000 personnes. Les biotechnologies représentent quant à elles plus de 300 000 emplois directs et indirects. Dans cette situation dynamique, un ATS recrutement (Applicant Tracking System) sert à centraliser les offres et candidatures dans le secteur de la pharmacie, des biotechnologies et de l’industrie de la Santé, en structurant les processus de recrutement face à cette demande soutenue de talents spécialisés.

Plates-formes spécialisées et canaux de recrutement ciblés

Les recruteurs du secteur s’appuient sur plusieurs canaux complémentaires, qui peuvent souvent se relier à un système de suivi de candidatures :

• Sites d’emploi spécialisés : Indeed propose plusieurs centaines d’offres en pharmaceutique-biotechnologies, tandis que des plateformes sectorielles ciblent les profils scientifiques
• Cabinets de recrutement spécialisés : Page Personnel Life Sciences et autres experts du domaine
• Réseaux professionnels : LinkedIn et associations scientifiques pour identifier les chercheurs et ingénieurs
• Écoles et universités : partenariats avec les formations en pharmacie, biologie et biotechnologies
• Cooptation interne : particulièrement efficace pour les postes techniques spécialisés

Écosystème d’outils RH complémentaires dans la pharmacie, les biotechnologies et l’industrie de la santé

L’intégration d’un logiciel de recrutement avec d’autres solutions RH optimise la gestion des talents :

• SIRH et paie : solutions intégrées comme Sage Paie & RH pour automatiser le transfert des données candidats vers la gestion administrative
• Planification et horaires : solutions de workforce management adaptées aux équipes de laboratoire et production pharmaceutique
• Signature électronique : DocuSign pour dématérialiser les contrats et documents d’habilitation
• Formation et onboarding : plateformes e-learning pour les formations réglementaires obligatoires en pharmacovigilance
• Contrôle d’identité : vérification des diplômes et certifications professionnelles requises

Ces intégrations fluidifient les échanges de données candidats et aide à centraliser les offres et candidatures grâce à une chaîne RH automatisée.

Exigences de réglementation et suivi précis

Le secteur pharmaceutique impose des contraintes réglementaires strictes que l’ATS doit supporter :

• RGPD : gestion des consentements candidats et durées de conservation des CV (24 mois maximum)
• Audit des validations : traçabilité complète des décisions de recrutement et commentaires évaluateurs
• Gestion documentaire : centralisation des diplômes, certifications et habilitations réglementaires
• Historique des actions : journalisation de tous les accès et modifications pour les contrôles qualité

Ces exigences s’appliquent particulièrement dans la pharmacie, les biotechnologies et l’industrie de la santé où la traçabilité constitue un prérequis réglementaire que l’ATS aide à piloter efficacement.

Liste de termes clés pour les recruteurs débutants dans la pharmacie, les biotechnologies et l’industrie de la santé

• Pharmacovigilance — surveillance des effets indésirables des médicaments après leur mise sur le marché
• BPF (Bonnes Pratiques de Fabrication) — normes qualité obligatoires pour la production pharmaceutique
• Recherche clinique — études menées sur l’homme pour tester l’efficacité et la sécurité des nouveaux traitements
• Affaires réglementaires — obtention des autorisations de mise sur le marché auprès des autorités sanitaires
• Bioproduction — fabrication de médicaments à partir d’organismes vivants ou de leurs composants
• CMC (Chemistry Manufacturing Controls) — contrôles chimiques et de fabrication pour garantir la qualité produit

Conséquences sur l’organisation du déploiement d’un ATS

L’implémentation d’un ATS restructure la gouvernance RH en clarifiant les rôles entre équipes RH centrales et managers opérationnels sur sites de production. La gestion multi-sites devient plus fluide grâce à la centralisation des données candidats et la standardisation des processus d’évaluation. La collaboration avec les équipes scientifiques s’améliore via des workflows partagés et une visibilité temps réel sur l’avancement des recrutements critiques.

Ce socle technologique structuré collabore à centraliser les offres et candidatures en éliminant les ruptures informationnelles entre acteurs.

Mini-FAQ sur les ATS / outils RH dans les secteurs pharmacie, biotechnologies et industrie de la santé

Quelle durée prévoir pour déployer un ATS dans une entreprise pharmaceutique ?
Le déploiement s’étend généralement sur 3 à 6 mois incluant la configuration des workflows spécifiques, l’intégration avec les outils qualité existants et la formation des utilisateurs aux processus réglementaires. La phase de test est cruciale pour valider la conformité aux standards BPF.

Quelles sont les intégrations RH prioritaires dans les biotechnologies ?
Les connexions essentielles concernent d’abord les systèmes de gestion documentaire pour centraliser diplômes et certifications, puis les outils de planification pour coordonner les équipes de recherche, et enfin les solutions de signature électronique pour accélérer les validations contractuelles tout en respectant la traçabilité réglementaire.