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Qu’est qu’un logiciel de recrutement ATS (Applicant tracking system) ?

Vous cherchez à rationaliser votre processus de recrutement, mais vous ne savez pas par où commencer? Ne cherchez pas plus loin. Le logiciel ATS (Applicant Tracking System) est la solution ! Véritable CRM à destination des recruteurs, cet outil révolutionnaire offre aux organisations la solution idéale pour accroître leur efficacité et, in fine, embaucher le candidat le mieux adapté à chaque poste.

Un logiciel de recrutement ? C’est le dernier gadget indispensable pour tous ceux qui cherchent à développer leur équipe – il suffit de le brancher et de regarder votre organisation monter en flèche !Un recruteur technophile

Utiliser un ATS recrutement sur l’ensemble du processus de recrutement est un « must » du recrutement digital. Les ATS offrent de nombreuses possibilités uniques qui peuvent aider à réduire le temps et l’argent consacrés au processus de recrutement. Continuez votre lecture pour en savoir plus sur la façon dont la digitalisation du recrutement peut révolutionner la façon dont vous gérez les candidatures.

Choisir un logiciel de recrutement, quels enjeux ?

ATS Recrutement : logiciel de gestion de candidatures

Recruter est une activité première de l’entreprise. Elle est indispensable à son développement : pour augmenter sa production ou développer ses parts de marché. Pour les établissements publics, recruter sert à remplir les missions de l’organisme. L’activité de recrutement est donc une activité cruciale. Tout retard ou erreur dans la sélection peut entraîner des conséquences en terme de qualité de service, de pérennité, de chiffre d’affaires… Pour aider les directions des ressources humaines,  des outils de gestion se sont développés. L’ATS est une de ces solutions à destination des recruteurs. Ce logiciel permet de simplifier toutes les étapes d’un processus de recrutement.  Il accompagne les recruteurs dans l’ensemble des tâches. Un logiciel de gestion des candidatures leur permet ainsi de concentrer leur temps et leur énergie dans l’expertise de la sélection. Comme pour tous les outils, un mauvais choix peut entraîner l’effet inverse : perte de temps, gestion des cv inadéquates… Bien choisir votre ATS n’est donc pas une action anodine. Avant d’investir dans une solution, il est donc impératif de définir les critères de choix.

Pourquoi utiliser un ATS recrutement ?

La première valeur ajoutée d’un ATS est le gain de temps. Cet argument est le plus trivial. En effet, incrémenter automatiquement des candidatures dans un logiciel est la première fonctionnalité attendue. L’outil de recrutement évite ainsi d’enregistrer manuellement chaque dossier dans un logiciel comme Excel, voire (pire) de stocker les CV et les lettres de motivations dans des classeurs après les avoir imprimés. Toutefois, le gain de temps ne doit pas être considéré comme le seul argument. Lorsqu’on met en place une gestion des candidatures, il faut penser à tirer profit de tout l’avantage d’avoir ses dossiers candidats enregistrés de manière structurée dans une base. La gestion d’une cvthèque qui permet de ne plus être (complètement) dépendant des jobboards est aussi un argument important. En effet, toutes les candidats ne seront pas embauchés. Ce vivier peut aider à démarrer rapidement une recherche. Par ailleurs, par le biais des candidatures spontanées, il arrive de recevoir des profils de qualité à qui on est incapable de proposer un emploi. Un vivier doit répondre à cette problématique.

Améliorer la relation avec les candidats avec un logiciel ATS

logiciel de recrutement : améliorer la relation candidat

Mais l’utilité d’un logiciel de recrutement doit aussi se poser aussi dans le cadre de la relation avec les candidats. Répond-t-on à tous ? Cette réponse est-elle personnalisée ? Quelle image le candidat a-t-il de notre organisation ? Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins. Par exemple les situations dans un cabinet de recrutement, dans un organisme public ou dans une entreprise privée sont différents. En outre, ce n’est pas toujours en fonction de l’entreprise que le choix d’un logiciel de recrutement s’effectue. C’est également en fonction des personnes en charge du processus RH. On constate en effet que la gestion des candidatures pour les recruteurs est très différente selon les individus. Pour trouver un candidat parfait, certains ont besoin de « sentir » l’adéquation du candidat avec l’entreprise. Cette personne accordera une importance secondaire au CV. Il souhaitera recevoir en entretien le plus grand nombre possible de candidats pour évaluer leurs soft skills. Pour d’autres comptent surtout les documents : le curriculum vitae, la lettre de motivation… Ce type de recruteur ne souhaite pas avoir un contact immédiat, et cherchera même un certain anonymat. Au vue des volumes traités, ce comportement est compréhensible pour éviter d’être « harcelé » par des candidats impatients. La raison d’investir dans un logiciel dépend donc de la manière de travailler. Le recruteur peut chercher à automatiser le plus possible son processus de recrutement, ou chercher à développer une relation de meilleure qualité avec ses candidats, par des échanges réguliers ou facilités par le logiciel.

Un outil de recrutement doit se conformer à chaque recruteur

Beaucoup de collaborateurs des ressources humaines utilisent déjà des logiciels pour éviter les tâches chronophages de leurs autres activités RH : formation, gestion des compétences, paye, etc. Ils ont donc l’habitude de s’appuyer sur des logiciels.  Soit sur en local sur leur PC, soit par l’utilisation de logiciels Saas via un navigateur. Ils ont d’ailleurs peut-être utilisé un logiciel de gestion des talents dans une autre entreprise, et ont acquis des habitudes par rapport à ce dernier. D’autres connaissent les logiciels classiques mais ne sont pas familiers avec les logiciels en ligne (Saas, Cloud) qui nécessitent une pratique légèrement différentes. Finalement une direction des ressources humaines peut décider d’utiliser un logiciel de gestion de candidature qui accompagne les recruteurs car elle est déjà équipée d’outils pour simplifier les tâches à faible valeur ajoutée.

Développer la marque employeur avec un ATS adapté

ATS recrutement : pour développer la marque employeur

Développer la marque employeur, c’est un moyen d’acquérir des candidatures plus nombreuses, sans doute plus ciblées. Cette activité est souvent l’apanage du service de la communication, car développer la marque employeur, c’est aussi développer l’image de l’entreprise, et les candidats sont aussi potentiellement des clients. Du point de vue du candidat, il s’agit de lui réserver la meilleure expérience pour découvrir vos offres d’emploi et idéalement postuler sur votre site carrière. Comment le logiciel de recrutement permet-il de faire connaître son entreprise ?

Diffuser largement ses offres d’emploi

Tout d’abord, le logiciel de recrutement permet de développer la marque employeur en diffusant le plus largement possible les offres d’emploi. Le recrutement est un outil de communication. Montrer que l’entreprise recrute prouve la vitalité de ses équipes. Le consommateur fait plus confiance dans les produits d’une entreprise qui se développe plutôt qu’à un organisme qui se meure… C’est la fonction de multidiffusion qui donne la possibilité de publier sur plusieurs médias une même annonce en quelques clics. Dans le même esprit, il est fort probable que l’entreprise communique sur les réseaux sociaux : Facebook, Twitter, LinkedIn… Pourquoi ne pas profiter de ces communautés pour diffuser son annonce emploi auprès des fans, des followers ou des relations ? Encore une fois, un ATS recrutement tel que Candidatus.com va permettre la reprise des offres d’emploi sur ces médias.

Alimenter le site carrière avec des offres d’emploi à jour

Ensuite, sur le site carrière de l’entreprise, il est important d’afficher aussi sa vitalité et donc ses offres de postes. Le logiciel de recrutement propose généralement un site carrière clé en main ou des facilités pour récupérer les offres d’emploi dans le logiciel. Ce site carrière doit proposer bien entendu les dernières offres, mais aussi être le plus pratique possible. En particulier, il doit permettre aux candidats de postuler en quelques clics. Un formulaire trop complet est dissuasif. Surtout pour les candidats de qualité qui savent qu’ils trouveront ailleurs chez « moins compliqué ». Il doit aussi pouvoir s’afficher sur les téléphones mobiles, les tablettes, et bien entendu sur les ordinateurs.

Proposer un chatbot RH sur son site carrière

Il peut-être intéressant d’activer les dernières technologies dont les génération Y et Z sont friandes. Par exemple un chabot ! Le chatbot a l’avantage d’être actif 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Il va permettre d’animer le site carrière en répondant à toutes sortes de questions. Le chatbot RH ne va pas bien entendu (pour l’instant 😉 ) effectuer des entretiens en ligne. Cette fonctionnalité innovante a pour but de donner des informations plus rapidement, et d’une manière plus ludique, que pourrait le faire un site Internet classique, où il est nécessaire de cliquer dans des rubriques pour accéder aux réponses.

Améliorer la relation candidat

Enfin, développer la marque employeur consiste à entretenir avec les candidats une relation de confiance. Qu’est-ce que cela veut dire « entretenir une relation de confiance » ? Eh bien tout d’abord, c’est confirmer par email la bonne réception de la candidature. Cette confirmation doit être la plus personnalisée possible. Concrètement remercier le candidat pour le dépôt de sa candidature en précisant l’intitulé du poste (les candidats détestent les réponses standards). Indiquer un délai de réponse. Et surtout éviter de dire aux candidats que : « Si sous quatre semaines vous n’avez pas reçu de réponses, considérez que votre candidature est refusée ». Le candidat a alors bien compris qu’il y a peu de chance que sa candidature soit lue. Sinon quelqu’un aurait fait l’effort de lui répondre… Avec un logiciel de gestion de candidatures, il est très facile d’envoyer un mailing personnalisé à un ensemble de candidats pour leur dire que finalement leur dossier n’a pas été retenu. Pour le candidat, cela change tout. Cela indique qu’entre le dépôt de son dossier et ce refus, il y a certainement eu un traitement.

L’ATS (Applicant tracking system) centralise les candidatures

Logicile de recrutement pour centraliser les candidatures
People cut out of paper on a blue background. The concept of the World Peace Day

Nous verrons que dans le cadre du RGPD, il est indispensable de centraliser les candidatures. Centraliser les candidatures, c’est disposer dans un endroit unique et partageable les informations sur les candidats. Avec un logiciel de gestion de candidatures, l’information est donc centralisée dans une base de données pour l’ensemble des process de recrutement. Disposer des candidatures à un seul endroit, cela nécessite de se poser les questions concernant les modes de réception. En effet, l’habitude est vite prise de recevoir des CV d’un peu partout.

Eviter les tas de CV à l’accueil

Par exemple, chaque collaborateur peut se faire le prescripteur de candidats. Les services peuvent alors stocker localement d’une manière plus ou moins structurée les informations sur les candidats. Finalement, des curriculum vitae se trouvent rapidement stockés un peu partout dans des classeurs, dans des dossiers de logiciels de messagerie, comme Outlook ou Lotus. Dans le pire des cas, les CV et les lettres de motivations se retrouvent dans un tas à l’accueil.

Centraliser pour un recrutement collaboratif

Lorsqu’on centralise tous les CV et les lettres de motivation des candidats, il est alors possible de partager plus facilement les données. Le logiciel de gestion de candidatures devient alors un outil de recrutement collaboratif. Ce partage d’information n’a pas besoin d’être compliqué. Il peut suffire de partager des CV avec des responsables de services ou de départements. Ces acteurs du recrutement pourront alors consulter les documents, annoter les candidatures, donner leur avis motivé. Pour aller plus loin, certains organismes envisageront de mettre en place un workflow des demandes de recrutement. Cette demande est alors validée par plusieurs responsables avant d’arriver sur le bureau du recruteur qui décidera de lancer la campagne de recrutement. Il faut alors considérer l’ATS comme un outil d’aide au recrutement de a à z.

Gagner du temps avec un recrutement digital

logiciel ATS pour un recrutement digital

Comme nous en avons déjà parlé, gagner du temps dans le processus de recrutement est une des premières fonctionnalités attendues pour un logiciel de recrutement. Le gain de temps peut s’apprécier de plusieurs manières différentes.

Voir la liste des candidats et des offres d’emploi sous une forme synthétique

Pour pouvoir travailler vite, de manière efficace (et consacrer plus de temps aux entretiens d’embauche, entres autres), il est important que le logiciel de recrutement présente à son utilisateur une vision synthétique des postes ouverts, du nombre de candidatures reçues, du statut de ces candidatures. Les RH peuvent aussitôt intervenir dans les différentes étapes de leurs recrutements si leur offre d’emploi ne produit pas le volume et la qualité de candidatures souhaitées.

Gérer facilement les candidatures, les CV et les lettres de motivation

Un logiciel dédié au recrutement doit faciliter le traitement individuel des candidatures. Par exemple, il doit permettre de circuler facilement entre les pièces jointes du dossier du candidat. Ouvrir le CV ou la lettre de motivation directement dans le navigateur. L’activité « administrative » la plus consommatrice de temps pour le recruteur est la réponse par email aux candidats. Le gestionnaire de candidatures doit faciliter les envois nominatifs ou collectifs de réponses. Par exemple, la plupart des candidats ne sera pas sélectionné (en général il n’y a qu’un seul poste pour une offre d’emploi). Le logiciel doit donner la possibilité aux RH de répondre en quelques clics, et de manière personnalisée si possible.

Permettre la multidiffusion des annonces

Dans les étapes d’un recrutement, l’une est particulièrement chronophage. C’est la diffusion des annonces sur les différents sites d’offres d’emploi (jobboards). Il est effectivement courant de diffuser son annonce sur Pôle emploi, même si ce n’est plus obligatoire depuis 2005. S’il s’agit d’une offre d’emploi pour cadre, l’annonce sera également diffusée sur l’APEC. Indeed devient également un support de choix en étant depuis plusieurs années le 1er site d’offres d’emploi privé en France. La multidiffusion des offres d’emploi est la fonction qui permet au recruteur une seule saisie de l’annonce dans le logiciel de recrutement. Cette offre d’emploi est alors envoyée vers les différents jobboards (site d’offres d’emploi). Cette fonction de multidiffusion s’utilise en général avec les contrats que vous avez déjà avec vos médias annonces. Il s’agit d’un interface technique qui propose tout ce qu’il faut pour éviter de vous connecter aux différents jobboards. Un avantage est que les candidatures arrivent directement dans le logiciel. Un système de tracking permet d’identifier la source de la candidature, et d’optimiser son budget pour les campagnes de recrutement.

Simplifier la création d’une Cvthèque dédiée au recrutement

CVtheque pour du sourcing dans un logiciel de recrutement (ATS : Applicant Tracking System)

Constituer au fil de l’eau sa base de données candidats

L’avantage de recevoir des candidatures est de pouvoir disposer au final de sa propre candidathèque. Il faut bien évidemment veiller à respecter les aspects légaux. Dans le cadre du RGPD, il peut être nécessaire d’obtenir un consentement particulier. Ce consentement permettra de conserver le CV du candidat au-delà de la période de recrutement du poste, en général 24 mois. Le consentement explicite du candidat autorisera également le recruteur de placer le candidat sur une autre offre d’emploi pour lui donner le plus de chance d’aboutir. Les CVthèques se constituent généralement au fil de l’eau des différentes campagnes de recrutement. L’ensemble des curriculum vitae sont indexés et une recherche full-text permet d’identifier les candidatures souhaitées. Des logiciels de recrutement comme Candidatus.com offre la possibilité d’associer des critères supplémentaires. On dispose alors d’une recherche multicritère qui facilite le sourcing. Il est évident qu’en situation de recrutement très compliqué, où les candidatures se chiffrent en moyenne par recrutement par quelques unités, une candidathèque est d’une aide appréciable.

Faire vivre ses candidatures au sein d’un vivier

L’ensemble des CV qui s’accumule peuvent servir lorsqu’ils sont récents. Toutefois, au fil du temps, les données des candidats peuvent être inexactes. Et l’équipe ressources humaines peut perdre du temps à essayer vainement de contacter des candidatures obsolètes. De la même manière la disponibilité ou l’intérêt des candidats évoluent. Soit la personne a retrouvé un emploi ou soit il ne souhaite plus postuler pour votre entreprise. Si son dossier de candidature se trouve encore dans votre base de données, au mieux vous perdez du temps à contacter cet ex postulant, au pire vous l’importunez et cela n’est ni agréable pour lui, ni pour vous. Qu’est-ce qu’un ATS peut faire ? Certains ATS propose une gestion automatique de votre vivier. Le vivier peut être considéré comme une CVthèque organisée avec tous les types de dossiers souhaités, selon vos besoins en terme d’emploi et de compétences. Les recruteurs dans l’ensemble du processus auront veillé à enregistrer les meilleurs talents au sein du vivier en ajoutant des informations complémentaires lors du suivi des candidatures. Une gestion automatique relancera à intervalles réguliers tout ou partie des candidatures que vous aurez enregistrées afin de vérifier l’intérêt des personnes pour vos offres d’emploi, et leurs informations de contact.

Bien choisir votre ATS dans le cadre du RGPD

Le RGPD avec un logiciel de recrutement

Le RGPD est le règlement européen qui encadre l’utilisation des données personnelles. Les candidatures, le CV, les lettres de motivation sont des données personnelles. Elles sont donc directement concernées par l’application du RGPD. Il est donc nécessaire de s’informer d’abord complètement sur ce qu’est le RGPD et de ses implications. Consulter le site de la CNIL peut être un bon début.

La nécessité d’un outil de recrutement pour le RGPD

Parmi toutes les fonctionnalités, sans ATS, il semble difficile d’être en mesure de respecter ses obligations en terme de RGPD. En effet :

  • Comment s’assurer que chaque candidat a bien été informé de ses droits ?
  • Si la base légale est le consentement explicite, comme s’assurez que le candidat a bien donné ce consentement ?
  • Comment permettre au candidat d’exercer ses droits ?
  • Si dans le processus de recrutement le CV a été transféré à diverses personnes, comment s’assurer de que toutes ses données soient supprimées si le candidat le réclame ?
  • Comment être sûr que l’on ne conserve pas des données de candidats obsolètes ?

En utilisant un tableau Excel pour faire le suivi des candidatures, on arrivera peut-être à tracer l’endroit où se trouve les différentes copies du dossier du candidat. Dans le cas où on a utilisé la messagerie pour envoyer le CV et la lettre de motivation, il est probable qu’on retrouvera les destinataires. Si la candidature est sous format papier, cela devient très compliqué. Dans tous les cas, si la candidature date de plusieurs mois, il sera laborieux de permettre au candidat d’exercer ses droits.

Grâce au RGPD, un ATS comme Candidatus permet d’aller plus loin

Les contraintes imposées par le RGPD n’ont pas que des désavantages. Finalement, des candidatures centralisées permettent de gérer plus facilement le droit des personnes, mais aussi de centraliser les échanges en interne avec les responsables des recrutements. Disposer de données à jour de candidats qui ont donné leur consentement offre aussi la possibilité de disposer d’un vivier des meilleurs talents à jour. Les candidats seront plus réceptifs à l’offre qui pourra leur être faite, d’autant qu’ils auront donné leur accord sur le maintien du contact. Cela permet aussi de constituer au fil de l’eau un Cvthèque car on aura pris soin d’indexer dans la base de données l’ensemble des CV et lettre de motivation.

Outil de gestion des CV vs logiciel de recrutement collaboratif versus SIRH

Logiciel recrutement versus ats recrutement versus SIRH

En matière de recrutement, on entend indistinctement parler d’outil de gestion des CV, de logiciel de recrutement collaboratif ou de SIRH. A ce propos, nous avons rédigé un article détaillé sur la méthode pour choisir le meilleur logiciel RH pour vos besoins. La matière de base est toujours la candidature. Mais l’étendue des fonctionnalités n’est pas la même.

L’outil de gestion des CV

Les outils de gestion des CV sont la première version des ATS. Son objectif est de centraliser les CV afin de proposer un traitement homogène et rapide des candidats. Le temps de gestion administrative des candidatures a très vite été perçu comme une tâche chronophage. Une étude de Olivier Bomsel et de Patrick Doucet, de Décembre 2001, « La numérisation du recrutement » [CERNA – Ecole des Mines de Paris] avait établi que la durée de traitement d’un CV était de 10 minutes. Dans la fonction public où le nombre de CV est important, le tri, les échanges peuvent prendre jusqu’à 2 à 3 semaines avant que la sélection démarre. En utilisant un outil de gestion des CV, on supprime une grande partie des tâches à faible valeur ajoutée, comme les réponses, les transfert de candidatures sélectionnées, la saisie du suivi candidat, etc. L’avantage du choix de ce type de logiciel est qu’il ne nécessite pas en général l’implication d’un service ou d’un département informatique. L’utilisation est aisée, et l’environnement technique nécessaire se limite à un navigateur pour les solutions Saas (Software as a service).

Le logiciel de recrutement collaboratif

Un logiciel de recrutement apporte quant à lui un support à tout ou partie des activités liées au recrutement. A savoir, il remplit les fonctionnalités d’un outil de gestion de CV. Mais il ajoute des fonctionnalités qui concernent les annonces, les offres d’emploi, comme par exemple la multidiffusion des annonces, le site carrière, la rentabilité des jobboards, etc. Un logiciel de recrutement propose parfois des tests de compétences ou de personnalité qui sont toutefois moins spécialisés que des sites dédiés. Il apporte aussi des fonctionnalités concernant le workflow des candidatures. Le logiciel devient alors collaboratif. Il permet un échange facilité avec l’ensemble des intervenants du recrutement. Par exemple pour valider une décision d’embauche ou partager son appréciation sur les candidatures proposées. Le logiciel de recrutement offre enfin une gestion complète du vivier. A savoir différentes méthodes de classement, la possibilité de relancer les candidats à une fréquence variable pour vérifier leur intérêt, leur disponibilité et leur éventuelle écoute sur de nouvelles offres d’emploi. De la même manière que pour un outil de gestion des CV, le logiciel de recrutement ne nécessite pas l’implication du personnel informatique. Il est en revanche souvent nécessaire de suivre une formation pour profiter de toutes ses possibilités dans le cadre des campagnes de recrutement et de la gestion des talents.

Le SIRH

Le SIRH, pour Système d’Information Ressources Humaines, est un ensemble fonctionnel. Son périmètre est large. Il inclut tous les métiers relevant de la Direction des ressources humaines. Par exemple, la gestion administrative, la gestion de la paye, la rémunération, la gestion de la formation, le recrutement, des reporting avancés ou des tableaux de bord. L’installation d’un logiciel SIRH est un projet à part entière. Il est nécessaire d’impliquer la direction informatique qui jugera aussi de la cohérence du logiciel avec les autres logiciels métiers de l’entreprise. Malheureusement, parfois, les directions des ressources humaines locales ne sont pas toujours impliquées dans le processus. Il se gère au niveau de la direction générale. D’un point de vue du processus de recrutement, c’est parfois dommageable. Les SIRH étant moins spécialisé que les logiciels de recrutement, ils se trouvent alors délaissés par les recruteurs. Ces derniers reviennent alors à un mode de travail traditionnel : le tableau Excel et la messagerie ! Dans le contexte où un SIRH est imposé aux recruteurs, il est possible que la « brique recrutement » ne soit pas satisfaisante. Il est alors intéressant de conserver ou d’investir dans un logiciel de recrutement. La spécialisation de ce type d’outil de recrutement permet un gain de temps. Ce gain représente largement plus que le coût de l’investissement. Dans ce cas, il faut veiller à permettre aux candidatures sélectionnées d’être intégrées dans le SIRH. Ainsi, le candidat peut suivre son parcours de collaborateur au sein de l’entreprise.

Conclusion

 

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En conclusion, le logiciel ATS (Applicant Tracking System) est le choix idéal pour rationaliser le processus de recrutement. C’est le meilleur moyen de réduire les coûts et de vous assurer que vous embauchez le bon candidat pour le poste. Les ATS offrent plusieurs capacités uniques qui permettent aux organisations de trouver le bon profil plus rapidement et de manière rentable. Le recrutement digital est le moyen idéal de révolutionner la façon dont vous gérez les candidatures. Vous améliorez votre efficacité et vous prenez des décisions plus avisées. Donc, si vous cherchez à moderniser votre processus de recrutement, le logiciel ATS est l’option parfaite.