Qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement ?

Un logiciel de recrutement ou ATS (Application Tracking System) est un programme informatique à installer sur un serveur ou à utiliser en mode cloud (Saas ou location d’utilisation). Ses utilisateurs sont les directions des ressources humaines ou toutes personnes qui gèrent des candidatures. Ses fonctionnalités générales sont la diffusion d’annonces sur les jobboards (site d’annonces emploi), la centralisation des CV, la sélection des candidats à l’aide de différents outils comme les questionnaires ou les mots-clés, la possibilité de répondre et d’échanger avec les candidats. Des fonctions complètent souvent le logiciel de recrutement telles que gérer un vivier de candidatures, classer automatiquement les CV et lettre de motivation, relancer les candidats, etc.

La société Candidatus conçoit, développe et commercialise un logiciel de recrutement.

Sommaire

Choisir un logiciel recrutement, quels enjeux ?

Recruter est une activité première de l’entreprise. Elle est indispensable à son développement : pour augmenter sa production ou développer ses parts de marché. Dans le domaine des établissements publics, recruter sert à remplir les missions de l’organisme.

L’activité de recrutement est donc une activité sensible. Tout retard ou erreur dans la sélection peut entraîner des conséquences en terme de qualité de service, de pérennité, de chiffre d’affaires…

Pour aider les directions des ressources humaines,  des outils se sont développés. Le logiciel de recrutement est une de ces solutions à destination des recruteurs. Ce logiciel permet aux personnes en charge des recrutements de concentrer leur temps et leur énergie dans l’expertise de la sélection. Un mauvais choix dans ce logiciel de gestion, et l’effet inverse peut être rencontré : perte de temps, perte de candidatures… Le choix du logiciel n’est donc pas anodin dans la gestion du recrutement.

 Avant d’investir dans une solution, il est donc impératif de définir les critères de choix de l’outil de recrutement.

Quels besoins doit-il couvrir ? Quels bénéfices peut-il apporter à votre processus de recrutement ? Comment l’utiliser pour vos campagnes de recrutement ?

L’offre en matière de logiciel recrutement est diffuse. Les fonctionnalités sont variées, souvent intégrées dans des logiciels au périmètre très large, les SIRH. Il y a de quoi s’y perdre !

Pour bien choisir, il faut déterminer les fonctionnalités attendues. L’aspect du budget est également important. Il faut aussi se projeter dans le futur. Au bout de quelques semaines, il est intéressant de considérer, par exemple, l’animation d’un vivier de candidatures. Enfin, il faut prendre en compte des aspects légaux, comme la conformité au RGPD.

Cette page a pour but de vous apporter des informations détaillées sur les différentes fonctionnalités d’un logiciel de recrutement.

Pourquoi un logiciel de recrutement ?

Dans ce chapitre nous abordons les caractéristiques les plus fréquemment citées pour justifier l’intérêt d’un logiciel de gestion de candidatures.

Logiciel de recrutement
Fonctionnalités d’un logiciel de recrutement

Gagner du temps dans la gestion des candidatures

Tout d’abord, le premier argument souvent mis en avant par les recruteurs est le gain de temps. Cet argument est le plus trivial. En effet, incrémenter automatiquement des candidatures dans un logiciel est la première fonctionnalité attendue. L’outil de recrutement évite ainsi d’enregistrer manuellement chaque dossier dans un logiciel comme Excel, voire (pire) de stocker les CV et les lettres de motivations dans des classeurs après les avoir imprimés.

Toutefois, le gain de temps ne doit pas être considéré comme le seul argument. Lorsqu’on met en place une gestion des candidatures, il faut penser à tirer profit de tout l’avantage d’avoir ses dossiers candidats enregistrés de manière structurée dans une base. La gestion d’un vivier de candidatures qui permet de ne plus être (complètement) dépendant des jobboards ou des CVthèques est aussi un argument valable. En effet, toutes les candidats ne seront pas embauchés à un moment donné. Par ailleurs, par le biais des candidatures spontanées, il arrive de recevoir des profils de qualité à qui on est incapable de proposer un emploi. Un vivier doit répondre à cette problématique.

Améliorer la relation avec les candidats

Mais la question de l’utilité d’un logiciel de recrutement doit se poser aussi dans le cadre de la relation que l’organisme souhaite mettre en place avec les postulants.

Répond-t-on à tous les candidats ? Cette réponse est-elle personnalisée ? Quelle image le candidat a-t-il de notre entreprise ?

Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins. Par exemple la situation dans un cabinet de recrutement, dans un organisme public ou dans une entreprise privée sont différents.

Ce n’est d’ailleurs pas toujours en fonction de l’entreprise que le choix d’un logiciel de recrutement s’effectue. C’est souvent en fonction des personnes en charge du recrutement.

Il faut effectivement constater que dans le domaine des ressources humaines, la manière de gérer les recrutements est très différente.

Pour bien travailler, certains recruteurs ont besoin de « sentir » la pertinence du candidat par rapport à l’entreprise. Ce recruteur accordera une importance secondaire au CV, et souhaitera recevoir en entretien le plus grand nombre possible de candidats.

Pour d’autres comptent surtout les documents : le curriculum vitae, la lettre de motivation… Ce type de recruteur ne souhaite pas avoir un contact immédiat, et cherchera même un certain anonymat. Au vue des volumes traités, ce comportement est compréhensible pour éviter d’être « harcelé » par des candidats impatients.

La raison d’investir dans un logiciel de recrutement dépend donc de la manière de travailler. Le recruteur peut chercher à automatiser le plus possible son processus de recrutement, ou chercher à développer une relation de meilleure qualité avec ses candidats, par des échanges réguliers ou facilités par le logiciel.

S’adapter à la gestion du recrutement de chacun

Beaucoup de collaborateurs des ressources humaines utilisent déjà des logiciels dans le cadre d’autres activités RH : formation, gestion des compétences, paye, etc. Ils ont donc l’habitude de s’appuyer sur des logiciels, soit sur en local sur leur PC, soit par l’utilisation de services Saas, via un navigateur. Ils ont d’ailleurs peut-être utilisé un logiciel de gestion des talents dans une autre entreprise, et ont acquis des habitudes par rapport à ce dernier.

D’autres connaissent les logiciels classiques mais ne sont pas familiers avec les logiciels en ligne (Saas, Cloud) qui nécessitent une pratique légèrement différentes. Finalement une direction des ressources humaines peut décider d’utiliser un logiciel de gestion de candidatures car elle est déjà équipée pour d’autres thèmes de logiciels de gestion similaires.

A quoi sert un logiciel de recrutement ?

Au-delà des raisons évoquées rapidement dans le chapitre sur le « Pourquoi un logiciel de recrutement ? », il est nécessaire d’expliquer de manière plus détaillée le périmètre fonctionnel possible de ce type d’outil.

Développer la marque employeur avec un outil de recrutement

Développer la marque employeur, c’est un moyen d’acquérir des candidatures plus nombreuses, sans doute plus ciblées. Cette activité est souvent l’apanage du service de la communication, car développer la marque employeur, c’est aussi développer l’image de l’entreprise, et les candidats sont aussi potentiellement des clients. Du point de vue du candidat, il s’agit de lui réserver la meilleure expérience pour découvrir vos offres d’emploi et idéalement postuler sur votre site carrière.

Comment le logiciel de recrutement permet-il de faire connaître son entreprise ?

Diffuser largement ses offres d’emploi

Tout d’abord, le logiciel de recrutement permet de développer la marque employeur en diffusant le plus largement possible les offres d’emploi.

Montrer que l’entreprise recrute prouve la vitalité de ses équipes. Le consommateur fait plus confiance dans les produits d’une entreprise qui se développe plutôt qu’à un organisme qui se meure… C’est la fonction de multidiffusion qui donne la possibilité de publier sur plusieurs médias une même annonce en quelques clics.

Dans le même esprit, il est fort probable que l’entreprise communique sur les réseaux sociaux : Facebook, Twitter, LinkedIn… Pourquoi ne pas profiter de ces communautés pour diffuser son annonce emploi auprès des fans, des followers ou des relations ? Encore une fois, un logiciel de gestion de candidatures tel que Candidatus.com va permettre la reprise des offres d’emploi sur ces médias.

Alimenter le site carrière avec des offres d’emploi à jour

Ensuite, sur le site carrière de l’entreprise, il est important d’afficher aussi sa vitalité et donc ses offres de postes.

Le logiciel de recrutement propose généralement un site carrière clé en main ou des facilités pour récupérer les offres d’emploi dans le logiciel. Ce site carrière doit proposer bien entendu les dernières offres, mais aussi être le plus pratique possible. En particulier, il doit permettre aux candidats de postuler en quelques clics. Un formulaire trop complet est dissuasif, surtout pour les candidats de qualité qui savent qu’ils trouveront ailleurs chez « moins compliqué ». Il doit aussi pouvoir s’afficher sur les téléphones mobiles, les tablettes, et bien entendu sur les ordinateurs.

Proposer un chatbot RH sur son site carrière

Il peut-être intéressant d’activer les dernières technologies dont les génération Y et Z sont friandes. Par exemple un chabot ! Le chatbot a l’avantage d’être actif 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Il va permettre d’animer le site carrière en répondant à toutes sortes de questions. Le chatbot RH ne va pas bien entendu (pour l’instant 😉 ) effectuer des préqualifications ou des entretiens en ligne. Cette fonctionnalité innovante a pour but de donner des informations plus rapidement, et d’une manière plus ludique, que pourrait le faire un site Internet classique, où il est nécessaire de cliquer dans des rubriques pour accéder aux réponses.

Améliorer la relation candidat à l’aide d’un logiciel de gestion de candidatures

Enfin, développer la marque employeur consiste à entretenir avec les candidats une relation de confiance. Qu’est-ce que cela veut dire « entretenir une relation de confiance » ? Eh bien tout d’abord, c’est confirmer par email la bonne réception de la candidature. Cette confirmation doit être la plus personnalisée possible, concrètement remercier le candidat pour le dépôt de sa candidature pour le poste de « cuisinier », par exemple. C’est aussi indiquer un délai de réponse. Et surtout éviter de dire aux candidats que :

« Si sous quatre semaines vous n’avez pas reçu de réponses, considérez que votre candidature est refusée »

Le candidat a alors bien compris qu’il y a peu de chance que sa candidature soit lue car sinon quelqu’un aurait fait l’effort de lui répondre… Avec un logiciel de gestion de candidatures, il est très facile d’envoyer un mailing à un ensemble de candidats pour leur dire que finalement leur dossier n’a pas été retenu. Pour le candidat, cela change tout. Cela indique qu’entre le dépôt de son dossier et ce refus, il y a certainement eu un traitement.

Le logiciel rh permet de centraliser les candidatures

Nous verrons que dans le cadre du RGPD, il est indispensable de centraliser les candidatures. Centraliser les candidatures, c’est disposer dans un endroit unique et partageable les informations sur les candidats.

Avec un logiciel de gestion de candidatures, l’information est donc centralisée dans une base de données pour toutes les campagnes de recrutement. Disposer des candidatures à un seul endroit, cela nécessite de se poser les questions concernant les modes de réception. En effet, l’habitude est vite prise de recevoir des CV d’un peu partout.

Eviter les tas de CV à l’accueil

Par exemple, chaque collaborateur peut se faire le prescripteur de candidats. Les services peuvent alors stocker localement d’une manière plus ou moins structurée les informations sur les candidats. Finalement, des curriculum vitae se trouvent rapidement stockés un peu partout dans des classeurs, dans des dossiers de logiciels de messagerie, comme Outlook ou Lotus. Dans le pire des cas, les CV et les lettres de motivations se retrouvent dans un tas à l’accueil.

Centraliser pour partager les candidatures

Lorsqu’on centralise tous les CV et les lettres de motivation des candidats, il est alors possible de partager plus facilement les données.

Le logiciel de gestion de candidatures devient alors un outil collaboratif de recrutement. Ce partage d’information n’a pas besoin d’être compliqué. Il peut suffire de partager des CV avec des responsables de services ou de départements. Ces personnes pourront alors consulter les documents, annoter les candidatures, donner leur avis motivé. Pour aller plus loin, certains organismes envisageront de mettre en place un workflow des demandes de recrutement. Cette demande est alors validée par plusieurs responsables avant d’arriver sur le bureau du recruteur qui décidera de lancer la campagne de recrutement.

Gagner du temps dans la gestion des candidatures

Comme nous en avons déjà parlé, gagner du temps dans le processus de recrutement est une des premières fonctionnalités attendues pour un logiciel de recrutement. Le gain de temps peut s’apprécier de plusieurs manières différentes.

Voir la liste des candidats et des offres d’emploi sous une forme synthétique

Pour pouvoir travailler vite, de manière efficace (et consacrer plus de temps aux entretiens d’embauche, entres autres), il est important que le logiciel de recrutement présente à son utilisateur une vision synthétique des postes ouverts, du nombre de candidatures reçues, du statut de ces candidatures. Le recruteur peut aussitôt intervenir si son offre d’emploi ne produit pas le volume et la qualité de candidatures souhaitée.

Gérer facilement les candidatures, les CV et les lettres de motivation

Le logiciel de recrutement doit faciliter le traitement individuel des candidatures. Par exemple, il doit permettre de circuler facilement entre les pièces jointes du dossier de candidat. Ouvrir le CV ou la lettre de motivation directement dans le navigateur.

L’activité « administrative » la plus consommatrice de temps pour le recruteur est la réponse par email aux candidats. Le gestionnaire de candidatures doit faciliter les envois nominatifs ou collectifs de réponses.

Par exemple, la plupart des candidats ne sera pas sélectionné (en général il n’y a qu’un seul poste pour une offre d’emploi ;-( ). Le logiciel doit donner la possibilité aux rh de répondre en quelques clics, et de manière personnalisée si possible.

Permettre la multidiffusion des annonces

Dans le processus de recrutement, une étape chronophage est la diffusion des annonces sur les différents sites d’offres d’emploi (jobboards).

Il est effectivement courant de diffuser son annonce sur Pôle emploi, même si ce n’est plus obligatoire depuis 2005.

S’il s’agit d’une offre d’emploi pour cadre, l’annonce sera également diffusée sur l’APEC. Indeed devient également un support de choix en étant depuis plusieurs années le 1er site d’offres d’emploi privé en France.

Source : Exclusive RH / Médiamétrie.

La multidiffusion des offres d’emploi est la fonction qui permet au recruteur une seule saisie de l’annonce dans le logiciel de recrutement. Cette offre d’emploi est alors envoyée vers les différents jobboards (site d’offres d’emploi).

Cette fonction de multidiffusion s’interface en général avec les contrats que vous avez déjà avec vos médias annonces. Il s’agit d’un interface technique qui a pour but de vous éviter de vous connecter aux différents jobboards. Un avantage est que les candidatures arrivent directement dans le logiciel. Un tracking system (système de tracking 😉 )permet d’identifier la source de la candidature, et d’optimiser son budget pour les campagnes de recrutement.

Développer un vivier de compétences ou constituer une CVthèque

Constituer au fil de l’eau sa base de données candidats

L’avantage de recevoir des candidatures est de pouvoir disposer au fil de l’eau de sa propre CVthèque ou candidathèque. Il faut bien évidemment veiller à respecter les aspects légaux. Dans le cadre du RGPD, il peut être nécessaire d’obtenir un consentement particulier. Ce consentement permettra de conserver le CV du candidat au-delà de la période de recrutement du poste, en général 6 mois après le recrutement effectif. Le consentement explicite du candidat autorisera également le recruteur de placer le candidat sur une autre offre d’emploi pour lui donner le plus de chance d’aboutir.

Les CVthèques se constituent généralement au fil de l’eau des différentes campagnes de recrutement. L’ensemble des curriculum vitae sont indexés et une recherche full-text permet d’identifier les candidatures souhaitées. Des logiciels de recrutement comme Candidatus.com offre la possibilité d’associer des critères supplémentaires. On dispose alors d’une recherche multicritère qui peut s’alimenter de critères spécifiques à l’entreprise.

Faire vivre ses candidatures au sein d’un vivier

L’ensemble des CV qui s’accumule peuvent servir lorsqu’ils sont récents. Toutefois, au fil du temps, les données des candidats peuvent être inexactes. Et l’équipe ressources humaines peut perdre du temps à essayer vainement de contacter des candidatures obsolètes. De la même manière la disponibilité ou l’intérêt des candidats évoluent. Soit la personne a retrouvé un emploi ou soit il ne souhaite plus postuler pour votre entreprise. Si son dossier de candidature se trouve encore dans votre base de données, au mieux vous perdez du temps à contacter cet ex postulant, au pire vous l’importunez et cela n’est ni agréable pour lui, ni pour vous.

La solution réside dans la gestion automatique d’une CVthèque ou de votre vivier. Le vivier peut être considéré comme une CVthèque structurée en dossiers selon vos besoins en terme d’emploi et votre organisation. Vous aurez sans doute veillé à enregistrer les meilleurs talents au sein de votre vivier en apportant des informations complémentaires suite à votre suivi des candidatures. Une gestion automatique relancera à intervalles réguliers tout ou partie des candidatures que vous aurez enregistrées afin de vérifier l’intérêt des personnes pour vos offres d’emploi, et leurs informations de contact.

Faciliter la gestion des candidatures dans le cadre du RGPD

Le RGPD est le règlement européen qui encadre l’utilisation des données personnelles. Les candidatures, le CV, les lettres de motivation sont des données personnelles. Elles sont donc directement concernées par l’application du RGPD. Il est donc nécessaire de s’informer d’abord complètement sur ce qu’est le RGPD et de ses implications. Consulter le site de la CNIL peut être un bon début.

La nécessité d’un outil de recrutement pour le RGPD

Sans outil de recrutement spécifique, il semble difficile d’être en mesure de respecter ses obligations en terme de RGPD. En effet :

  • Comment s’assurer que chaque candidat a bien été informé de ses droits ? Si la base légale est le consentement explicite, comme s’assurez que le candidat a bien donné ce consentement ?
  • Comment permettre au candidat d’exercer ses droits ? Si dans le processus de recrutement le CV a été transféré à diverses personnes, comment s’assurer de que toutes ses données soient supprimées si le candidat le réclame ?
  • Comment être sûr que l’on ne conserve pas des données de candidats obsolètes ?

En utilisant un tableau Excel pour faire le suivi des candidatures, on arrivera peut-être à tracer l’endroit où se trouve les différentes copies du dossier du candidat. Dans le cas où on a utilisé la messagerie pour envoyer le CV et la lettre de motivation, il est probable qu’on retrouvera les destinataires. Si la candidature est sous format papier, cela devient très compliqué.

Dans tous les cas, si la candidature date de plusieurs mois, il sera laborieux de permettre au candidat d’exercer ses droits.

Grâce au RGPD, un logiciel de gestion de candidatures permet d’aller plus loin

Les contraintes imposées par le RGPD n’ont pas que des désavantages.

Finalement, des candidatures centralisées permettent de gérer plus facilement le droit des personnes, mais aussi de centraliser les échanges en interne avec les responsables des recrutements. Disposer de données à jour de candidats qui ont donné leur consentement offre aussi la possibilité de disposer d’un vivier des meilleurs talents à jour. Les candidats seront plus réceptifs à l’offre qui pourra leur être faite, d’autant qu’ils auront donné leur accord sur le maintien du contact.

Cela permet aussi de constituer au fil de l’eau un Cvthèque car on aura pris soin d’indexer dans la base de données l’ensemble des CV et lettre de motivation.

Pour en savoir plus : le RGPD pour le recrutement et la gestion des candidatures.

Logiciel de recrutement versus logiciel de gestion de candidatures versus SIRH

On entend indistinctement parler de logiciel de recrutement, de logiciel de gestion de candidatures ou de SIRH.

Le logiciel de gestion de candidatures

Le logiciel de gestion de candidatures est le logiciel le plus spécialisé. Son objectif est de centraliser les CV afin de proposer un traitement homogène et rapide des candidats.

Il faut savoir que le temps de gestion administrative des candidatures est important. Une étude de Olivier Bomsel et de Patrick Doucet, de Décembre 2001, « La numérisation du recrutement » [CERNA – Ecole des Mines de Paris] avait établi que le temps de traitement administratif d’un CV est de 10 minutes. Dans la fonction public où le nombre de CV est important, le tri, les échanges peuvent prendre jusqu’à 2 à 3 semaines avant que la sélection démarre.

En utilisant un logiciel de gestion de candidatures, on supprime une grande partie des tâches chronophages comme les réponses, les transfert de candidatures sélectionnées, la saisie du suivi candidat, etc.

L’avantage du choix de ce type de logiciel est qu’il ne nécessite pas en général l’implication d’un service ou d’un département informatique. L’utilisation est aisée, et l’environnement technique nécessaire se limité à un navigateur pour les solutions Saas.

Le logiciel de recrutement

Le logiciel de recrutement apporte un support à tout ou partie des activités liées au recrutement.

A savoir, le logiciel de recrutement remplit les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de candidatures. Mais il ajoute des fonctionnalités qui concernent les annonces, les offres d’emploi, comme par exemple la multidiffusion des annonces, le site carrière, la rentabilité des jobboards, etc.

Un logiciel de recrutement permet propose parfois des tests de compétences ou de personnalité qui sont toutefois moins spécialisés que des sites dédiés.

Le logiciel de recrutement apporte aussi des fonctionnalités dans le workflow des candidatures. Il permet un échange facilité avec l’ensemble des intervenants du recrutement. Par exemple pour valider la décision d’embauche ou partager son appréciation sur les candidatures proposées.

Le logiciel de recrutement offre enfin une gestion complète du vivier. A savoir différentes méthodes de classement, la possibilité de relancer les candidats à une fréquence variable pour vérifier leur intérêt, leur disponibilité et leur éventuelle écoute sur de nouvelles offres d’emploi.

De la même manière que pour le logiciel de gestion de candidatures, le logiciel de recrutement ne nécessite pas l’implication du personnel informatique. Il est en revanche souvent nécessaire de suivre une formation pour profiter de toutes ses possibilités dans le cadre des campagnes de recrutement et de la gestion des talents.

Le SIRH

Le SIRH pour Système d’Information Ressources Humaines est une brique fonctionnelle à part entière. Le périmètre est large et inclut toutes les métiers relevant de la Direction des ressources humaines. Par exemple, la gestion administrative, la gestion de la paye, la rémunération, la gestion de la formation, le recrutement, des reporting avancés et des tableaux de bord…

L’installation d’un logiciel SIRH est un projet à part entière. Il est nécessaire d’impliquer la direction informatique qui jugera aussi de la cohérence du logiciel avec les autres logiciels métiers de l’entreprise.

En général, malheureusement, les directions des ressources humaines locales ne sont pas toujours impliquées dans le processus. Il se gère au niveau de la direction générale. D’un point de vue de la gestion du recrutement, c’est parfois dommageable. Les SIRH étant moins spécialisé que les logiciels de recrutement, il se trouve souvent délaissé par les recruteurs. Ces derniers reviennent alors à un mode de travail traditionnel : le tableau Excel et la messagerie !

Dans le contexte où un SIRH est imposé aux recruteurs, il est possible que la « brique recrutement » ne soit pas satisfaisante. Il est alors intéressant de conserver ou d’investir dans un logiciel de recrutement.

La spécialisation de ce type d’outil de recrutement permet un gain de temps. Ce gain représente largement plus que le coût de l’investissement. Dans ce cas, il faut veiller à permettre aux candidatures sélectionnées d’être intégrées dans le SIRH. Ainsi, le candidat peut suivre son parcours de collaborateur au sein de l’entreprise.