ATS pour la santé : Centraliser les offres et candidatures

 

➡ À découvrir cette page introductive : Pourquoi les établissements de santé choisissent un ATS.

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Dans la santé, par quel moyen rassembler toutes les offres et candidatures ?

Un ATS (Applicant Tracking System) unifie tous vos flux de recrutement dans une interface unique. Cette centralisation élimine la dispersion des données candidats entre emails, fichiers Excel et plateformes multiples. Vous accédez instantanément à l’historique complet de chaque candidature depuis un tableau de bord unifié.

Dysfonctionnements sans centralisation des

L’absence de logiciel de recrutement génère une fragmentation coûteuse de vos processus de recrutement :

• Candidatures perdues : 30% des CV reçus par email ne sont jamais traités ou classésDossiers non traités : une part significative des CV envoyés par mail ne sont jamais traités ou classés
• Réponses similaires non repérées : la personne soumet sa candidature pour différents emplois sans être remarqué
• Historique dispersé : compliqué de retrouver les correspondances avec un candidat contacté il y a 6 mois
• Travail en silo : les recruteurs fonctionnent dans leur coin sans coordination sur les interventions des autres
• Absence de vue d’ensemble : aucune vue sur vos performances d’embauche
• Perte de temps : 40% du temps recruteur consacré à chercher des informations éparpilléesPerte de temps : 40% du temps à retrouver des données

Cette problématique s’amplifie particulièrement dans la santé où le volume de candidatures (ciblées ou pas) nécessite une organisation rigoureuse.

Implémenter une organisation centralisée grâce à un outil de suivi des candidatures (ATS)

Étape 1 : Personnaliser les sources de candidatures
Objectif : regrouper automatiquement toutes les candidatures dans un seul système.
Action ATS : connecter vos comptes LinkedIn, Indeed, France Travail et votre site carrière via les connecteurs natifs.
Résultat attendu : 100% des candidatures arrivent dans l’ATS sans manipulation manuelle.

Étape 2 : Organiser vos fiches de candidatures
Objectif : créer une taxonomie cohérente pour retrouver facilement chaque profil.
Action ATS : définir des champs obligatoires (compétences, expérience, localisation) et des tags personnalisés.
Résultat attendu : temps de recherche d’un candidat réduit de 70 à 85%.

Étape 3 : Coordonner les membres chargés du recrutement
Objectif : permettre à tous les intervenants de suivre l’avancement des candidatures.
Action ATS : attribuer des rôles et permissions selon les responsabilités de chacun.
Résultat attendu : élimination de 90% des emails de coordination entre recruteurs.

Étape 4 : Automatiser la détection des doublons
Objectif : identifier instantanément les candidats qui postulent plusieurs fois.
Action ATS : activer la reconnaissance automatique par email, nom et téléphone.
Résultat attendu : réduction de 60 à 80% des traitements redondants.

Étape 5 : Centraliser les agendas des entretiens
Objectif : éviter les conflits de créneaux et optimiser l’agenda des managers.
Action ATS : synchroniser les calendriers Outlook/Google de tous les intervenants.
Résultat attendu : diminution de 50% des reports d’entretiens pour cause de conflit d’agenda.

Étape 6 : Créer des vues d’ensemble efficaces
Objectif : piloter votre activité recrutement depuis une vue d’ensemble.
Action ATS : paramétrer des rapports automatiques par poste, recruteur et période.
Résultat attendu : temps de reporting divisé par 5 à 8 selon la complexité.

Étape 7 : Sauvegarder et conserver l’historique les fichiers
Objectif : conserver la mémoire de vos recrutements pour les futures campagnes.
Action ATS : configurer la rétention automatique des profils et échanges candidats.
Résultat attendu : constitution d’un vivier de 500 à 2000 candidats qualifiés selon votre volume.

Cette approche systématique s’adapte aux contraintes organisationnelles pour le recrutement dans la santé.

Mesures de performance concernant la centralisation

Indicateurs de performance opérationnelle :

• Temps moyen de traitement d’une candidature : réduction de 40 à 60% avec centralisation
• Nombre de sources de candidatures connectées : objectif 100% des canaux utilisés
• Taux de doublons détectés automatiquement : amélioration de 70 à 90%

Indicateurs de synergie d’équipe :

• Nombre d’emails de coordination entre recruteurs : diminution de 80% minimum
• Délai moyen de validation manager : réduction grâce aux notifications automatiques
• Taux d’utilisation de l’ATS par l’équipe : cible 95% des actions de recrutement

Points importants généraux concernant la santé :

• Vérifier la compatibilité des connecteurs avec vos outils métiers existants.
• Prévoir une période d’adaptation de 2 à 4 semaines pour l’adoption complète.

Cas réels et difficultés à surmonter

Cas d’usage 1 : Candidature multiple sur différents postes
Déclencheur : un candidat postule simultanément sur 3 offres de votre entreprise.
Action ATS : détection automatique du doublon et regroupement des candidatures sous un profil unique.
Résultat : vision complète des motivations candidat et évitement des contacts redondants.

Cas d’usage 2 : Identification de candidats précédents
Déclencheur : ouverture d’un nouveau poste semblable à une mission de l’année précédente.
Action ATS : recherche par mots-clés dans la base historique avec filtres par date et statut.
Résultat : identification de 20 à 50 candidats pré-qualifiés en moins de 5 minutes.

Erreurs fréquentes à éviter :

• Migration partielle : ne pas importer l’historique existant crée une rupture dans le suivi candidats
• Droits d’accès mal définis : un paramétrage trop restrictif bloque la collaboration entre équipes
• Formation insuffisante : 70% des échecs viennent d’une adoption incomplète par les utilisateurs
• Connecteurs non configurés : oublier de relier certaines sources maintient la dispersion des données

Concernant la santé, l’enjeu réside dans l’équilibre entre centralisation complète et flexibilité d’usage selon les spécificités métiers. En effet, les équipes opérationnelles peuvent avoir pris la main sur leur processus de recrutement, et ne pas s’inscrire dans l’optique d’une centralisation.

Questions pratiques relatives à la centralisation

Combien de temps faut-il pour centraliser complètement ses données de recrutement ?Quel est le délai requis pour achever la centralisation de ses données de recrutement
La migration initiale prend 2 à 4 semaines selon le volume d’historique à importer. La configuration des connecteurs automatiques s’effectue en 2 à 5 jours ouvrés. L’adoption complète par les équipes nécessite généralement 1 mois de pratique régulière.

Comment éviter les pertes de données pendant le processus de centralisation
Exportez systématiquement vos bases existantes avant migration et testez les imports sur un échantillon réduit. Conservez vos anciens systèmes en lecture seule pendant 3 mois minimum. Vérifiez la cohérence des données importées par sondage sur 10% des profils candidats.

Embauche dans le secteur sanitaire : caractéristiques et obligations

Situation du secteur sanitaire

Le domaine de la santé subit une pénurie chronique de talents touchant médecins, infirmiers et aides-soignants. La démographie médicale vieillissante, associée aux départs en retraite massifs, renforce la concurrence entre établissements. Les établissements de soins se disputent pour attirer les profils qualifiés dans un marché concurrentiel.

Profils, métiers et vérifications obligatoires

Le recrutement médical exige des vérifications approfondies : qualifications et agréments obligatoires. Les métiers ciblés incluent praticiens hospitaliers, IBODE, manipulateurs radio et cadres de santé. Un ATS aide à centraliser les offres et candidatures en optimisant l’enregistrement des informations réglementaires essentiels pour garantir chaque embauche.

Sécurisation des données sensibles

La confidentialité médicale impose une gestion RGPD approfondie des données candidats. Les dossiers de recrutement contiennent des éléments protégés nécessitant un stockage sécurisé et des accès contrôlés. Les délais de conservation et droits à l’oubli doivent être strictement observés selon les recommandations CNIL.

Gouvernance et pilotage du recrutement

La gouvernance hospitalière implique directions médicales et administratives dans les décisions de recrutement. Les organes consultatifs participent aux choix stratégiques. Un système de gestion des candidatures aide à centraliser les offres et candidatures en centralisant les validations et en fluidifiant les circuits décisionnels sophistiqués propres aux structures de santé.

➡ Lisez notre dossier : Moderniser le recrutement médical grâce à un ATS