ATS pour le secteur public : Centraliser les offres et candidatures

 

📢 Consultez cette page complémentaire : ATS dans le secteur public : un outil essentiel.

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Dans le secteur public, par quel moyen centraliser les offres et candidatures ?

Un ATS (Applicant Tracking System) unifie tous vos flux de recrutement dans une interface unique. Cette centralisation élimine la dispersion des données candidats entre emails, fichiers Excel et plateformes multiples. Vous accédez instantanément à l’historique complet de chaque candidature depuis un tableau de bord unifié.

Difficultés en l’absence de centralisation des informations

L’absence de logiciel de recrutement génère une fragmentation coûteuse de vos processus de recrutement :

• Candidatures perdues : 30% des CV reçus par email ne sont jamais traités ou classésDossiers non traités : une part significative des CV reçus par email restent sans réponse ou classés
• Réponses similaires non repérées : le même postulant soumet sa candidature pour différents emplois sans que cela soit détecté
• Données éparpillées : impossible de retrouver les correspondances avec un postulant rencontré six mois auparavant
• Collaboration difficile : les personnes en charge de l’embauche fonctionnent séparément sans visibilité sur les interventions des autres
• Reporting inexistant : pas de perspective sur vos résultats RH
• Perte de temps : 40% du temps recruteur consacré à chercher des informations éparpilléesEfficacité réduite : sur quatre heures, presque deux du temps à chercher des informations

Cette problématique s’amplifie particulièrement dans le secteur public où le volume de candidatures (ciblées ou pas) nécessite une organisation rigoureuse.

Installer un processus centralisé en utilisant un logiciel de recrutement (Applicant Tracking System)

Étape 1 : Paramétrer les origines des candidatures
Objectif : regrouper automatiquement toutes les candidatures dans un seul système.
Action ATS : connecter vos comptes LinkedIn, Indeed, France Travail et votre site carrière via les connecteurs natifs.
Résultat attendu : 100% des candidatures arrivent dans l’ATS sans manipulation manuelle.

Étape 2 : Réorganiser les profils dans votre base
Objectif : créer une taxonomie cohérente pour retrouver facilement chaque profil.
Action ATS : définir des champs obligatoires (compétences, expérience, localisation) et des tags personnalisés.
Résultat attendu : temps de recherche d’un candidat réduit de 70 à 85%.

Étape 3 : Coordonner les équipes recrutement
Objectif : permettre à tous les intervenants de suivre l’avancement des candidatures.
Action ATS : attribuer des rôles et permissions selon les responsabilités de chacun.
Résultat attendu : élimination de 90% des emails de coordination entre recruteurs.

Étape 4 : Rendre automatique la détection des doublons
Objectif : identifier instantanément les candidats qui postulent plusieurs fois.
Action ATS : activer la reconnaissance automatique par email, nom et téléphone.
Résultat attendu : réduction de 60 à 80% des traitements redondants.

Étape 5 : Consolider les agendas des entretiens
Objectif : éviter les conflits de créneaux et optimiser l’agenda des managers.
Action ATS : synchroniser les calendriers Outlook/Google de tous les intervenants.
Résultat attendu : diminution de 50% des reports d’entretiens pour cause de conflit d’agenda.

Étape 6 : Mettre au point des vues d’ensemble efficaces
Objectif : piloter votre activité recrutement depuis une vue d’ensemble.
Action ATS : paramétrer des rapports automatiques par poste, recruteur et période.
Résultat attendu : temps de reporting divisé par 5 à 8 selon la complexité.

Étape 7 : Répertorier et enregistrer les données
Objectif : conserver la mémoire de vos recrutements pour les futures campagnes.
Action ATS : configurer la rétention automatique des profils et échanges candidats.
Résultat attendu : constitution d’un vivier de 500 à 2000 candidats qualifiés selon votre volume.

Cette approche systématique s’adapte aux contraintes organisationnelles pour le recrutement dans le secteur public.

Métriques d’efficacité liées à la centralisation

Critères d’efficacité opérationnelle :

• Temps moyen de traitement d’une candidature : réduction de 40 à 60% avec centralisation
• Nombre de sources de candidatures connectées : objectif 100% des canaux utilisés
• Taux de doublons détectés automatiquement : amélioration de 70 à 90%

Critères de travail collaboratif :

• Nombre d’emails de coordination entre recruteurs : diminution de 80% minimum
• Délai moyen de validation manager : réduction grâce aux notifications automatiques
• Taux d’utilisation de l’ATS par l’équipe : cible 95% des actions de recrutement

Points importants communs concernant le secteur public :

• Vérifier la compatibilité des connecteurs avec vos outils métiers existants.
• Prévoir une période d’adaptation de 2 à 4 semaines pour l’adoption complète.

Cas réels et difficultés à surmonter

Cas d’usage 1 : Candidature multiple sur différents postes
Déclencheur : un candidat postule simultanément sur 3 offres de votre entreprise.
Action ATS : détection automatique du doublon et regroupement des candidatures sous un profil unique.
Résultat : vision complète des motivations candidat et évitement des contacts redondants.

Cas d’usage 2 : Identification de candidats précédents
Déclencheur : ouverture d’un nouveau poste semblable à une mission de l’année précédente.
Action ATS : recherche par mots-clés dans la base historique avec filtres par date et statut.
Résultat : identification de 20 à 50 candidats pré-qualifiés en moins de 5 minutes.

Erreurs fréquentes à prévenir :

• Migration partielle : ne pas importer l’historique existant crée une rupture dans le suivi candidats
• Droits d’accès mal définis : un paramétrage trop restrictif bloque la collaboration entre équipes
• Formation insuffisante : 70% des échecs viennent d’une adoption incomplète par les utilisateurs
• Connecteurs non configurés : oublier de relier certaines sources maintient la dispersion des données

Concernant le secteur public, l’enjeu réside dans l’équilibre entre centralisation complète et flexibilité d’usage selon les spécificités métiers. En effet, les équipes opérationnelles peuvent avoir pris la main sur leur processus de recrutement, et ne pas s’inscrire dans l’optique d’une centralisation.

Questions pratiques à propos du processus de centralisation

Combien de temps faut-il pour centraliser complètement ses données de recrutement ?Quelle durée est nécessaire afin de regrouper entièrement ses informations RH
La migration initiale prend 2 à 4 semaines selon le volume d’historique à importer. La configuration des connecteurs automatiques s’effectue en 2 à 5 jours ouvrés. L’adoption complète par les équipes nécessite généralement 1 mois de pratique régulière.

Comment prévenir les pertes de données lors de la centralisation
Exportez systématiquement vos bases existantes avant migration et testez les imports sur un échantillon réduit. Conservez vos anciens systèmes en lecture seule pendant 3 mois minimum. Vérifiez la cohérence des données importées par sondage sur 10% des profils candidats.

L’écosystème RH dans le secteur public pour centraliser les offres et candidatures

Enjeux recrutement dans le secteur public

Les administrations françaises subit des problématiques concernant l’embauche majeurs. Malgré cette tension, plus de 347 000 offres d’emploi ont été publiées sur le site Choisir le service public en 2024, soit une hausse de 5%, confirmant qu’un ATS aide à centraliser les offres et candidatures dans le secteur public face à ces volumes importants.

De la même manière, les collectivités territoriales ont diffusé un nombre record de 261 787 annonces en 2024, avec près de 2 postes sur 10 non pourvus.

Digitalisation des processus RH dans le secteur public

L’intégration des outils digitaux est indispensable dans le but de moderniser les méthodes d’embauche au sein de l’administration publique, notamment face aux difficultés d’attractivité croissantes.

Un ATS contribue efficacement à centraliser les offres et candidatures dans l’administration publique en permettant une gestion plus fluide des candidatures massives et en améliorant l’expérience des candidats. Cette digitalisation s’avère essentielle pour répondre aux enjeux d’attractivité et optimiser les processus de sélection dans un contexte où la concurrence avec le secteur privé s’intensifie.

📢 Voir notre page : L’utilisation des ATS pour optimiser le recrutement dans le secteur public