ATS pour le secteur public : Centraliser les offres et candidatures

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Dans le secteur public, par quel moyen centraliser les offres et candidatures ?

Un ATS (Applicant Tracking System) unifie tous vos flux de recrutement dans une interface unique. Cette centralisation élimine la dispersion des données candidats entre emails, fichiers Excel et plateformes multiples. Vous accédez instantanément à l’historique complet de chaque candidature depuis un tableau de bord unifié.

Dysfonctionnements en l’absence de centralisation des données

L’absence de logiciel de recrutement génère une fragmentation coûteuse de vos processus de recrutement :

• Candidatures perdues : 30% des CV reçus par email ne sont jamais traités ou classésDossiers non traités : une part significative des candidatures envoyées par courriel ne sont jamais traités ni stockés correctement
• Réponses similaires non repérées : le même candidat postule pour différents emplois sans être remarqué
• Informations fragmentées : impossible de retrouver les correspondances avec un candidat rencontré six mois auparavant
• Collaboration difficile : les personnes en charge de l’embauche fonctionnent séparément sans visibilité sur les interventions des autres
• Rapports absents : pas de vision cohérente sur vos performances RH
• Perte de temps : 40% du temps recruteur consacré à chercher des informations éparpilléesTemps gaspillé : sur quatre heures, presque deux du temps à retrouver des données

Cette problématique s’amplifie particulièrement dans le secteur public où le volume de candidatures (ciblées ou pas) nécessite une organisation rigoureuse.

Mettre en place la centralisation des données grâce à un outil de suivi des candidatures (ATS)

Étape 1 : Paramétrer les origines des candidatures
Objectif : regrouper automatiquement toutes les candidatures dans un seul système.
Action ATS : connecter vos comptes LinkedIn, Indeed, France Travail et votre site carrière via les connecteurs natifs.
Résultat attendu : 100% des candidatures arrivent dans l’ATS sans manipulation manuelle.

Étape 2 : Structurer les profils dans votre base
Objectif : créer une taxonomie cohérente pour retrouver facilement chaque profil.
Action ATS : définir des champs obligatoires (compétences, expérience, localisation) et des tags personnalisés.
Résultat attendu : temps de recherche d’un candidat réduit de 70 à 85%.

Étape 3 : Aligner les équipes recrutement
Objectif : permettre à tous les intervenants de suivre l’avancement des candidatures.
Action ATS : attribuer des rôles et permissions selon les responsabilités de chacun.
Résultat attendu : élimination de 90% des emails de coordination entre recruteurs.

Étape 4 : Rendre automatique le repérage des doublons
Objectif : identifier instantanément les candidats qui postulent plusieurs fois.
Action ATS : activer la reconnaissance automatique par email, nom et téléphone.
Résultat attendu : réduction de 60 à 80% des traitements redondants.

Étape 5 : Regrouper les plannings d’entretiens
Objectif : éviter les conflits de créneaux et optimiser l’agenda des managers.
Action ATS : synchroniser les calendriers Outlook/Google de tous les intervenants.
Résultat attendu : diminution de 50% des reports d’entretiens pour cause de conflit d’agenda.

Étape 6 : Mettre au point des vues d’ensemble efficaces
Objectif : piloter votre activité recrutement depuis une vue d’ensemble.
Action ATS : paramétrer des rapports automatiques par poste, recruteur et période.
Résultat attendu : temps de reporting divisé par 5 à 8 selon la complexité.

Étape 7 : Archiver et conserver l’historique les contenus
Objectif : conserver la mémoire de vos recrutements pour les futures campagnes.
Action ATS : configurer la rétention automatique des profils et échanges candidats.
Résultat attendu : constitution d’un vivier de 500 à 2000 candidats qualifiés selon votre volume.

Cette approche systématique s’adapte aux contraintes organisationnelles pour le recrutement dans le secteur public.

Métriques d’efficacité concernant la centralisation

Critères de performance opérationnelle :

• Temps moyen de traitement d’une candidature : réduction de 40 à 60% avec centralisation
• Nombre de sources de candidatures connectées : objectif 100% des canaux utilisés
• Taux de doublons détectés automatiquement : amélioration de 70 à 90%

Critères de synergie d’équipe :

• Nombre d’emails de coordination entre recruteurs : diminution de 80% minimum
• Délai moyen de validation manager : réduction grâce aux notifications automatiques
• Taux d’utilisation de l’ATS par l’équipe : cible 95% des actions de recrutement

Aspects à surveiller généraux concernant le secteur public :

• Vérifier la compatibilité des connecteurs avec vos outils métiers existants.
• Prévoir une période d’adaptation de 2 à 4 semaines pour l’adoption complète.

Cas réels et difficultés à surmonter

Cas d’usage 1 : Postulation répétée sur plusieurs offres
Déclencheur : un candidat postule simultanément sur 3 offres de votre entreprise.
Action ATS : détection automatique du doublon et regroupement des candidatures sous un profil unique.
Résultat : vision complète des motivations candidat et évitement des contacts redondants.

Cas d’usage 2 : Recherche d’anciens candidats
Déclencheur : ouverture d’un nouveau poste semblable à une mission de l’année précédente.
Action ATS : recherche par mots-clés dans la base historique avec filtres par date et statut.
Résultat : identification de 20 à 50 candidats pré-qualifiés en moins de 5 minutes.

Problèmes habituels à prévenir :

• Migration partielle : ne pas importer l’historique existant crée une rupture dans le suivi candidats
• Droits d’accès mal définis : un paramétrage trop restrictif bloque la collaboration entre équipes
• Formation insuffisante : 70% des échecs viennent d’une adoption incomplète par les utilisateurs
• Connecteurs non configurés : oublier de relier certaines sources maintient la dispersion des données

Concernant le secteur public, l’enjeu réside dans l’équilibre entre centralisation complète et flexibilité d’usage selon les spécificités métiers. En effet, les équipes opérationnelles peuvent avoir pris la main sur leur processus de recrutement, et ne pas s’inscrire dans l’optique d’une centralisation.

Aspects pratiques sur la centralisation

Combien de temps faut-il pour centraliser complètement ses données de recrutement ?Quelle durée est nécessaire afin de regrouper entièrement ses données de recrutement
La migration initiale prend 2 à 4 semaines selon le volume d’historique à importer. La configuration des connecteurs automatiques s’effectue en 2 à 5 jours ouvrés. L’adoption complète par les équipes nécessite généralement 1 mois de pratique régulière.

Comment éviter les pertes de données lors de la centralisation
Exportez systématiquement vos bases existantes avant migration et testez les imports sur un échantillon réduit. Conservez vos anciens systèmes en lecture seule pendant 3 mois minimum. Vérifiez la cohérence des données importées par sondage sur 10% des profils candidats.

L’écosystème RH dans le secteur public pour centraliser les offres et candidatures

Enjeux recrutement dans le secteur public

Le secteur public français traverse une crise d’attractivité majeure avec 15 % des postes offerts aux concours de la fonction publique d’État non pourvus en 2022. Cette situation touche l’ensemble des trois versants de la fonction publique, avec 52,7 % des collectivités qui rencontrent des problèmes pour recruter et fidéliser les agents. Face à ces défis structurels, un logiciel de recrutement ATS (Applicant Tracking System) devient un outil stratégique pour centraliser les offres et candidatures dans le secteur public. Plus généralement, il optimise les processus de recrutement tant pour les fonctionnaires que les contractuels.

Sites emploi et canaux de sourcing spécialisés

Le recrutement dans le secteur public s’appuie sur plusieurs canaux complémentaires. Les sites d’emploi spécialisés comme Emploi Public centralisent les offres des trois versants de la fonction publique. Les plateformes de concours officielles diffusent les avis de recrutement réglementaires.

• Sites généralistes et jobboards sectoriels dédiés au public, lesquels peuvent souvent se connecter en lien avec un système de suivi de candidatures
• Réseaux professionnels et associations métiers
• Écoles d’administration et centres de formation spécialisés
• Cooptation interne et mobilité inter-services
• Cabinets de recrutement spécialisés secteur public

La diversification des canaux permet de toucher différents profils, des jeunes diplômés aux cadres expérimentés du privé souhaitant rejoindre le service public.

Les systèmes RH essentiels pour le secteur public

L’écosystème RH du secteur public nécessite des intégrations spécifiques avec un ATS. Les solutions de paie comme SEPA ou les SIRH tels que HR Access facilitent la gestion statutaire complexe. Les outils de planning s’avèrent essentiels pour les services en horaires variables.

• Solutions de paie intégrant les grilles indiciaires et primes spécifiques
• SIRH gérant les carrières et les avancements statutaires
• Outils de signature électronique pour les actes administratifs
• Plateformes d’e-learning pour l’onboarding réglementaire
• Solutions de contrôle d’identité et habilitations sécuritaires

Ces intégrations fluidifient les échanges de données candidats et contribuent à centraliser les offres et candidatures en facilitant une grande partie des tâches du process de recrutement.

Respect des normes et suivi obligatoire

Le secteur public impose des exigences renforcées en matière de conformité. Le RGPD s’applique avec des spécificités liées au traitement des données par les administrations, notamment sur les durées de conservation et les bases légales. L’audit des validations doit permettre de retracer chaque étape décisionnelle du processus de recrutement.

La gestion des pièces justificatives et habilitations sécuritaires nécessite une traçabilité complète des documents. La traçabilité des actions garantit la transparence des procédures, particulièrement cruciale pour les recrutements sur concours. Un ATS adapté aide à piloter ces exigences spécifiques au secteur public tout en respectant les principes d’égalité de traitement des candidats.

Lexique métier pour les recruteurs débutants dans le secteur public

• Titularisation — Processus d’intégration définitive d’un fonctionnaire après validation de sa période de stage probatoire.
• Détachement — Situation administrative permettant à un fonctionnaire d’exercer temporairement dans un autre corps ou collectivité.
• Grille indiciaire — Système de rémunération basé sur des indices correspondant aux grades et échelons de la fonction publique.
• CAP — Commission Administrative Paritaire, instance consultative composée de représentants de l’administration et du personnel pour les décisions de carrière.
• Mutation — Changement d’affectation géographique ou de service d’un agent public au sein de la même fonction publique.
• Contractuel de droit public — Agent recruté par contrat sans concours, soumis au droit public mais non titulaire.

Conséquences sur l’organisation et gouvernance RH

La gouvernance RH dans le secteur public implique une coordination entre services RH centralisés, managers opérationnels et instances paritaires. La gestion multi-sites s’avère complexe avec des établissements dispersés géographiquement et des statuts variés. La collaboration avec les directions métiers nécessite une compréhension fine des spécificités techniques de chaque service public.

Un ATS structure ces échanges en centralisant l’information candidat et en fluidifiant les circuits de validation hiérarchique. Ce socle technologique collabore à centraliser les offres et candidatures en harmonisant les pratiques entre services tout en respectant les contraintes réglementaires propres au secteur public.

FAQ sur les logiciels de recrutement (ATS) pour le secteur public

Quelle durée prévoir pour déployer un ATS dans une collectivité publique ?
Le déploiement s’étale généralement sur 6 à 12 mois selon la taille de la structure. Cette durée inclut la phase de paramétrage des workflows spécifiques, la formation des équipes et les tests de conformité réglementaire.

Quelles intégrations prioriser entre l’ATS et les outils existants ?
L’intégration avec le SIRH constitue la priorité pour synchroniser les données agents et postes. La connexion aux outils de paie et aux solutions de signature électronique optimise ensuite le processus d’embauche des contractuels et la titularisation des fonctionnaires.