ATS pour l’enseignement et la formation : Centraliser les offres et candidatures

 

📢 Pour approfondir, consultez ce guide : Les bases des ATS dans l’enseignement et la formation.

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Dans l’enseignement et la formation, comment centraliser les offres et candidatures ?

Un ATS (Applicant Tracking System) unifie tous vos flux de recrutement dans une interface unique. Cette centralisation élimine la dispersion des données candidats entre emails, fichiers Excel et plateformes multiples. Vous accédez instantanément à l’historique complet de chaque candidature depuis un tableau de bord unifié.

Difficultés résultant de l’absence de centralisation des données

L’absence de logiciel de recrutement génère une fragmentation coûteuse de vos processus de recrutement :

• Candidatures perdues : 30% des CV reçus par email ne sont jamais traités ou classésDossiers non traités : 30% des CV envoyés par mail restent sans réponse ni archivés
• Doublons non détectés : le même postulant candidate à plusieurs offres sans que vous le sachiez
• Données éparpillées : compliqué de localiser les communications avec un postulant rencontré six mois auparavant
• Collaboration difficile : les personnes en charge de l’embauche fonctionnent séparément sans coordination sur les démarches des autres
• Absence de vue d’ensemble : aucune vue sur vos performances d’embauche
• Perte de temps : 40% du temps recruteur consacré à chercher des informations éparpilléesEfficacité réduite : sur quatre heures, presque deux du temps dans des informations dispersées

Cette problématique s’amplifie particulièrement dans l’enseignement et la formation où le volume de candidatures (ciblées ou pas) nécessite une organisation rigoureuse.

Implémenter la centralisation des données à l’aide d’un ATS

Étape 1 : Configurer les canaux d’acquisition des CV
Objectif : regrouper automatiquement toutes les candidatures dans un seul système.
Action ATS : connecter vos comptes LinkedIn, Indeed, France Travail et votre site carrière via les connecteurs natifs.
Résultat attendu : 100% des candidatures arrivent dans l’ATS sans manipulation manuelle.

Étape 2 : Organiser vos listes de CV
Objectif : créer une taxonomie cohérente pour retrouver facilement chaque profil.
Action ATS : définir des champs obligatoires (compétences, expérience, localisation) et des tags personnalisés.
Résultat attendu : temps de recherche d’un candidat réduit de 70 à 85%.

Étape 3 : Coordonner les membres chargés du recrutement
Objectif : permettre à tous les intervenants de suivre l’avancement des candidatures.
Action ATS : attribuer des rôles et permissions selon les responsabilités de chacun.
Résultat attendu : élimination de 90% des emails de coordination entre recruteurs.

Étape 4 : Automatiser l’identification des candidatures multiples
Objectif : identifier instantanément les candidats qui postulent plusieurs fois.
Action ATS : activer la reconnaissance automatique par email, nom et téléphone.
Résultat attendu : réduction de 60 à 80% des traitements redondants.

Étape 5 : Centraliser les plannings d’entretiens
Objectif : éviter les conflits de créneaux et optimiser l’agenda des managers.
Action ATS : synchroniser les calendriers Outlook/Google de tous les intervenants.
Résultat attendu : diminution de 50% des reports d’entretiens pour cause de conflit d’agenda.

Étape 6 : Mettre au point des tableaux de bord unifiés
Objectif : piloter votre activité recrutement depuis une vue d’ensemble.
Action ATS : paramétrer des rapports automatiques par poste, recruteur et période.
Résultat attendu : temps de reporting divisé par 5 à 8 selon la complexité.

Étape 7 : Stocker et enregistrer les données
Objectif : conserver la mémoire de vos recrutements pour les futures campagnes.
Action ATS : configurer la rétention automatique des profils et échanges candidats.
Résultat attendu : constitution d’un vivier de 500 à 2000 candidats qualifiés selon votre volume.

Cette approche systématique s’adapte aux contraintes organisationnelles pour le recrutement dans l’enseignement et la formation.

Critères de performance pour la centralisation

Marqueurs d’efficacité opérationnelle :

• Temps moyen de traitement d’une candidature : réduction de 40 à 60% avec centralisation
• Nombre de sources de candidatures connectées : objectif 100% des canaux utilisés
• Taux de doublons détectés automatiquement : amélioration de 70 à 90%

Indicateurs de synergie d’équipe :

• Nombre d’emails de coordination entre recruteurs : diminution de 80% minimum
• Délai moyen de validation manager : réduction grâce aux notifications automatiques
• Taux d’utilisation de l’ATS par l’équipe : cible 95% des actions de recrutement

Points importants globaux concernant l’enseignement et la formation :

• Vérifier la compatibilité des connecteurs avec vos outils métiers existants.
• Prévoir une période d’adaptation de 2 à 4 semaines pour l’adoption complète.

Situations concrètes et difficultés à surmonter

Cas d’usage 1 : Un même candidat postulant sur plusieurs postes
Déclencheur : un candidat postule simultanément sur 3 offres de votre entreprise.
Action ATS : détection automatique du doublon et regroupement des candidatures sous un profil unique.
Résultat : vision complète des motivations candidat et évitement des contacts redondants.

Cas d’usage 2 : Recherche d’anciens candidats
Déclencheur : ouverture d’un nouveau poste semblable à une mission de l’année précédente.
Action ATS : recherche par mots-clés dans la base historique avec filtres par date et statut.
Résultat : identification de 20 à 50 candidats pré-qualifiés en moins de 5 minutes.

Erreurs fréquentes à contourner :

• Migration partielle : ne pas importer l’historique existant crée une rupture dans le suivi candidats
• Droits d’accès mal définis : un paramétrage trop restrictif bloque la collaboration entre équipes
• Formation insuffisante : 70% des échecs viennent d’une adoption incomplète par les utilisateurs
• Connecteurs non configurés : oublier de relier certaines sources maintient la dispersion des données

Concernant l’enseignement et la formation, l’enjeu réside dans l’équilibre entre centralisation complète et flexibilité d’usage selon les spécificités métiers. En effet, les équipes opérationnelles peuvent avoir pris la main sur leur processus de recrutement, et ne pas s’inscrire dans l’optique d’une centralisation.

Interrogations clés concernant la centralisation

Combien de temps faut-il pour centraliser complètement ses données de recrutement ?Combien de temps faut-il pour achever la centralisation de ses informations RH
La migration initiale prend 2 à 4 semaines selon le volume d’historique à importer. La configuration des connecteurs automatiques s’effectue en 2 à 5 jours ouvrés. L’adoption complète par les équipes nécessite généralement 1 mois de pratique régulière.

Comment éviter les pertes d’informations au moment de regrouper les données
Exportez systématiquement vos bases existantes avant migration et testez les imports sur un échantillon réduit. Conservez vos anciens systèmes en lecture seule pendant 3 mois minimum. Vérifiez la cohérence des données importées par sondage sur 10% des profils candidats.

📢 Pour aller plus loin, lisez notre dossier : Les bases des ATS dans l’enseignement et la formation

L’écosystème RH dans l’enseignement et la formation pour centraliser les offres et candidatures

Enjeux recrutement dans l’enseignement et la formation

La branche de la pédagogie et de l’apprentissage connait un moment de pressions marquées sur le marché du travail, avec 3 200 enseignants manquant à l’appel à la rentrée 2024 dans les établissements publics et privés.

Parallèlement, le marché de la formation professionnelle connaît une transformation majeure avec une demande croissante de personnalisation des parcours et l’émergence de solutions sur mesure. Un ATS contribue efficacement à centraliser les offres et candidatures dans le secteur de l’enseignement et la formation, permettant aux établissements de mieux structurer leurs processus de recrutement face à ces défis.

Mise en œuvre des ATS recrutement dans l’enseignement et l’apprentissage

L’intégration des technologies numériques s’avère essentielle pour les organisations scolaires et les centres de formation qui doivent rénover leurs stratégies RH face aux changements du secteur.

Les technologies de recrutement permettent de répondre aux besoins spécifiques du secteur, notamment la gestion des profils variés allant des enseignants aux formateurs spécialisés. Un ATS aide particulièrement à centraliser les offres et candidatures dans le secteur de l’enseignement et la formation, optimisant ainsi les processus de sélection dans un contexte où l’apprentissage continue de progresser malgré un ralentissement.