ATS pour l'hôtellerie-restauration : Centraliser les offres et candidatures

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Dans l'hôtellerie-restauration, par quel moyen centraliser les offres et candidatures ?

Un ATS (Applicant Tracking System) unifie tous vos flux de recrutement dans une interface unique. Cette centralisation élimine la dispersion des données candidats entre emails, fichiers Excel et plateformes multiples. Vous accédez instantanément à l’historique complet de chaque candidature depuis un tableau de bord unifié.

Difficultés sans centralisation des

L’absence de logiciel de recrutement génère une fragmentation coûteuse de vos processus de recrutement :

• Candidatures perdues : 30% des CV reçus par email ne sont jamais traités ou classésDossiers non traités : 30% des CV reçus par email ne sont jamais traités ni stockés correctement
• Candidatures multiples ignorées : le même candidat candidate pour différents emplois sans que vous le sachiez
• Données éparpillées : compliqué de localiser les communications avec une personne contacté il y a 6 mois
• Manque de coopération : les personnes en charge de l’embauche travaillent séparément sans coordination sur les interventions des autres
• Reporting inexistant : pas de perspective sur vos performances de recrutement
• Perte de temps : 40% du temps recruteur consacré à chercher des informations éparpilléesEfficacité réduite : une large part du temps à retrouver des données

Cette problématique s’amplifie particulièrement dans l'hôtellerie-restauration où le volume de candidatures (ciblées ou pas) nécessite une organisation rigoureuse.

Installer une organisation centralisée grâce à un outil de suivi des candidatures (ATS)

Étape 1 : Configurer les origines des candidatures
Objectif : regrouper automatiquement toutes les candidatures dans un seul système.
Action ATS : connecter vos comptes LinkedIn, Indeed, France Travail et votre site carrière via les connecteurs natifs.
Résultat attendu : 100% des candidatures arrivent dans l’ATS sans manipulation manuelle.

Étape 2 : Construire votre base de données candidats
Objectif : créer une taxonomie cohérente pour retrouver facilement chaque profil.
Action ATS : définir des champs obligatoires (compétences, expérience, localisation) et des tags personnalisés.
Résultat attendu : temps de recherche d’un candidat réduit de 70 à 85%.

Étape 3 : Aligner vos recruteurs
Objectif : permettre à tous les intervenants de suivre l’avancement des candidatures.
Action ATS : attribuer des rôles et permissions selon les responsabilités de chacun.
Résultat attendu : élimination de 90% des emails de coordination entre recruteurs.

Étape 4 : Simplifier l’identification des candidatures multiples
Objectif : identifier instantanément les candidats qui postulent plusieurs fois.
Action ATS : activer la reconnaissance automatique par email, nom et téléphone.
Résultat attendu : réduction de 60 à 80% des traitements redondants.

Étape 5 : Regrouper les plannings d’entretiens
Objectif : éviter les conflits de créneaux et optimiser l’agenda des managers.
Action ATS : synchroniser les calendriers Outlook/Google de tous les intervenants.
Résultat attendu : diminution de 50% des reports d’entretiens pour cause de conflit d’agenda.

Étape 6 : Créer des tableaux de bord unifiés
Objectif : piloter votre activité recrutement depuis une vue d’ensemble.
Action ATS : paramétrer des rapports automatiques par poste, recruteur et période.
Résultat attendu : temps de reporting divisé par 5 à 8 selon la complexité.

Étape 7 : Répertorier et enregistrer les données
Objectif : conserver la mémoire de vos recrutements pour les futures campagnes.
Action ATS : configurer la rétention automatique des profils et échanges candidats.
Résultat attendu : constitution d’un vivier de 500 à 2000 candidats qualifiés selon votre volume.

Cette approche systématique s’adapte aux contraintes organisationnelles pour le recrutement dans l'hôtellerie-restauration.

Mesures d’efficacité liées à la centralisation

Marqueurs de performance opérationnelle :

• Temps moyen de traitement d’une candidature : réduction de 40 à 60% avec centralisation
• Nombre de sources de candidatures connectées : objectif 100% des canaux utilisés
• Taux de doublons détectés automatiquement : amélioration de 70 à 90%

Indicateurs de travail collaboratif :

• Nombre d’emails de coordination entre recruteurs : diminution de 80% minimum
• Délai moyen de validation manager : réduction grâce aux notifications automatiques
• Taux d’utilisation de l’ATS par l’équipe : cible 95% des actions de recrutement

Points de vigilance communs concernant l'hôtellerie-restauration :

• Vérifier la compatibilité des connecteurs avec vos outils métiers existants.
• Prévoir une période d’adaptation de 2 à 4 semaines pour l’adoption complète.

Exemples pratiques et écueils à éviter

Cas d’usage 1 : Soumissions multiples pour divers emplois
Déclencheur : un candidat postule simultanément sur 3 offres de votre entreprise.
Action ATS : détection automatique du doublon et regroupement des candidatures sous un profil unique.
Résultat : vision complète des motivations candidat et évitement des contacts redondants.

Cas d’usage 2 : Consultation de candidatures archivées
Déclencheur : ouverture d’un nouveau poste semblable à une mission de l’année précédente.
Action ATS : recherche par mots-clés dans la base historique avec filtres par date et statut.
Résultat : identification de 20 à 50 candidats pré-qualifiés en moins de 5 minutes.

Problèmes habituels à éviter :

• Migration partielle : ne pas importer l’historique existant crée une rupture dans le suivi candidats
• Droits d’accès mal définis : un paramétrage trop restrictif bloque la collaboration entre équipes
• Formation insuffisante : 70% des échecs viennent d’une adoption incomplète par les utilisateurs
• Connecteurs non configurés : oublier de relier certaines sources maintient la dispersion des données

Concernant l'hôtellerie-restauration, l’enjeu réside dans l’équilibre entre centralisation complète et flexibilité d’usage selon les spécificités métiers. En effet, les équipes opérationnelles peuvent avoir pris la main sur leur processus de recrutement, et ne pas s’inscrire dans l’optique d’une centralisation.

Interrogations clés relatives à la centralisation

Combien de temps faut-il pour centraliser complètement ses données de recrutement ?Combien de temps faut-il pour centraliser complètement ses données liées au recrutement
La migration initiale prend 2 à 4 semaines selon le volume d’historique à importer. La configuration des connecteurs automatiques s’effectue en 2 à 5 jours ouvrés. L’adoption complète par les équipes nécessite généralement 1 mois de pratique régulière.

De quelle manière prévenir la disparition des informations au moment de regrouper les données
Exportez systématiquement vos bases existantes avant migration et testez les imports sur un échantillon réduit. Conservez vos anciens systèmes en lecture seule pendant 3 mois minimum. Vérifiez la cohérence des données importées par sondage sur 10% des profils candidats.

L’écosystème RH en hôtellerie et restauration pour centraliser les offres et candidatures

Enjeux recrutement pour l’hôtellerie-restauration

L’hôtellerie-restauration fait face à des défis de recrutement majeurs avec 200 000 postes vacants en 2024, soit le double du niveau pré-COVID selon Extencia. Le secteur affiche un taux de rotation de 44%, largement supérieur à la moyenne nationale de 15,5%. 75% des entreprises du secteur déclarent rencontrer des difficultés de recrutement selon la Dares. Dans ce contexte tendu, un ATS (Applicant Tracking System) devient essentiel pour centraliser les offres et candidatures dans l’hôtellerie, la restauration (ou plus généralement dans le tourisme), et structurer efficacement les processus de recrutement.

Sites emploi et canaux de recrutement ciblés

Les recruteurs en hôtellerie-restauration s’appuient sur plusieurs canaux de sourcing complémentaires qui ont la possibilité de s’interconnecter à un système de suivi de candidatures :

• Sites d’emploi spécialisés : Hotellerie-jobs.com pour les postes hôteliers et L’Hôtellerie Restauration pour l’ensemble du secteur
• Plateformes généralistes avec sections dédiées aux métiers de service
• Écoles et centres de formation : partenariats avec les lycées hôteliers et l’AFPA pour les formations professionnelles
• Cooptation interne : particulièrement efficace dans un secteur où les recommandations comptent
• Agences d’intérim spécialisées : pour gérer la saisonnalité et les pics d’activité

Les solutions RH adaptées pour le domaine industriel

L’intégration d’outils RH spécialisés avec un logiciel de recrutement optimise la gestion des talents dans l’hôtellerie-restauration :

• Solutions de planification : Combo pour la gestion des horaires et des équipes en temps réel
• Systèmes de paie : Nesspay adapté aux spécificités du secteur (pourboires, heures supplémentaires, saisonnalité)
• Outils de signature électronique : pour accélérer la finalisation des contrats saisonniers
• Plateformes d’e-learning : pour l’onboarding rapide des équipes temporaires
• Solutions de contrôle d’identité : essentielles pour la vérification des habilitations (permis d’exploitation, carte de séjour)

Ces intégrations fluidifient les échanges de données candidats et aide à centraliser les offres et candidatures en automatisant les tâches administratives.

Respect des normes et suivi réglementaire

L’hôtellerie-restauration doit respecter des exigences strictes de conformité. Un ATS aide à piloter :

• RGPD : gestion des consentements candidats et durées de conservation des données personnelles
• Audit des validations : traçabilité des décisions de recrutement et commentaires des évaluateurs
• Gestion des habilitations : suivi des permis d’exploitation, formations hygiène alimentaire (HACCP)
• Traçabilité des actions : historique complet des interactions avec chaque candidat

Ces exigences s’appliquent pleinement à l’hôtellerie-restauration et l’ATS centralise leur pilotage.

Liste de termes clés pour les recruteurs débutants

• Saisonnalité — Variation importante des besoins en personnel selon les périodes touristiques, nécessitant une planification RH anticipée.
• Polyvalence — Capacité d’un employé à occuper plusieurs postes (service, cuisine, réception), critère clé dans le recrutement.
• Permis d’exploitation — Autorisation obligatoire pour servir des boissons alcoolisées, à vérifier lors du recrutement.
• Formation HACCP — Certification hygiène alimentaire requise pour tous les postes en contact avec les denrées.
• Coupure — Pause entre service du midi et du soir, impactant l’organisation des équipes et l’attractivité des postes.
• Brigade — Organisation hiérarchisée des équipes en cuisine, déterminant les profils à recruter selon les postes.

Impacts organisationnels du déploiement d’un ATS recrutement et gestion administrative

Un ATS structure la gouvernance RH en définissant explicitement les rôles entre équipes RH centralisées et managers opérationnels sur site. Cette organisation devient cruciale pour les groupes hôteliers multi-sites qui doivent coordonner recrutements locaux et politiques RH globales. L’outil facilite la collaboration entre services RH et opérations en standardisant les processus de validation et en centralisant les données candidats. Ce socle technologique participe activement à centraliser les offres et candidatures en apportant structure et visibilité aux processus de recrutement.

FAQ sur les logiciels de recrutement (ATS) dans l’hôtellerie et restauration

Quel délai réaliste pour déployer un ATS dans l’hôtellerie-restauration ?
Le déploiement s’étale généralement sur 2 à 4 mois selon la complexité multisites. La phase critique concerne l’intégration avec les outils de planning existants et la formation des managers opérationnels. Une approche par phases permet de tester sur un établissement pilote avant généralisation.

Quelles intégrations RH prioritaires dans l’hôtellerie-restauration ?
Les solutions de planification arrivent en tête pour gérer la saisonnalité, suivies des systèmes de paie adaptés aux spécificités sectorielles. L’intégration avec les plateformes de formation s’avère également stratégique pour accélérer l’onboarding des équipes temporaires.