Les avantages d’un logiciel de recrutement pour les entreprises

Les logiciels de recrutement ou ATS (Applicant Tracking System) appartiennent à la (longue) liste des outils en ressources humaines. Les premières applications sont apparues à la fin des années 1990. Elles ont représenté un tournant dans la gestion des processus de recrutement.

Avant leur utilisation, les recruteurs conservaient les candidatures dans des classeurs. Pire ! ils les empilaient sur leur bureau (« Cela n’existe plus, hein ? »). Cette première génération de logiciels de gestion de candidatures permettaient aux recruteurs de garder une trace. Ils organisaient sommairement les informations concernant chaque candidat.

Au début des années 2000, c’est la généralisation d’Internet. Les plateformes de médias sociaux explosent : LinkedIn démarre en 2002, Facebook est créé en 2004. Les outils de recrutement en ligne se généralisent.

Depuis, le marché de l’emploi s’est centré sur les candidats. De nouvelles dimensions comme la marque employeur et l’expérience candidat sont apparues. Elles sont devenues des éléments essentiels de l’activité de recrutement. Le volume de candidatures a explosé. Un site carrière est maintenant devenu une nécessité pour toute entreprise.

L’un des principaux avantages des logiciels de recrutement pour les entreprises est leur capacité à optimiser et à simplifier le processus de sélection des candidats. Pour mieux comprendre, découvrez dans cet article comment fonctionne un système de suivi des candidatures, également connu sous le nom d’ATS, qui est un type courant de logiciel de recrutement.

Les logiciels ATS se sont adaptés. Ils sont devenus aujourd’hui indispensables. Les outils de gestion des candidatures s’intègrent pleinement dans les processus rh. Ils proposent toutes les fonctionnalités pour permettre de recruter les meilleurs profils. Ils apportent aussi aux équipes RH (les recruteurs et les opérationnels) des solutions de travail collaboratif en mode Saas (pas d’installation juste un navigateur !).

Cet article a pour objectif de faire comprendre l’importance d’un tel outil pour une stratégie de recrutement réussie.

Pourquoi utiliser un logiciel de recrutement ?

Dans la suite, vous découvrirez toutes ses caractéristiques d’un ats recrutement. Mais avant tout, il est important de comprendre ses avantages et bénéfices.

Gagner du temps dans la gestion du recrutement

La mise en place d’un logiciel de gestion de candidatures permet d’automatiser le processus de recrutement.

Les gains de temps attendus (non exhaustifs !) sont :

• Une publication des offres d’emploi en un clic.
• L’enregistrement automatique des candidatures (indépendamment de la source).
• Une présélection de profils à l’aide de questions.
• Un recrutement collaboratif simplifié.
• Des envois de courriels groupés.
• Une solution pour les candidatures spontanées de l’entreprise.
• La gestion d’un vivier de candidatures.
• Un délai de recrutement réduit.
• Les tâches répétitives réduites au minimum (Oubliez les tâches chronophages !).

Les actions de recrutement peuvent ainsi gagner un temps précieux. On peut, par exemple, escompter un gain de 15 minutes pour chaque annonce diffusée automatiquement. La présélection des candidats permet aussi de concentrer son temps sur les candidatures plus prometteuses.

Améliorer l’expérience candidat

Les générations Y et Z ont singulièrement transformé le marché de l’emploi en remettant le candidat au centre.

Il est donc indispensable que l’expérience candidat soit la plus positive possible. Ensuite, qu’elle participe ainsi au développement de la marque employeur.

Parmi les fonctionnalités indispensables à l’équipe ressources humaine :

• Diffuser les offres d’emploi largement pour maximiser la visibilité.
• Répondre à tous les candidats. Au minimum, envoyer un accusé de réception.
• Disposer d’une bibliothèque de messages.
• Automatiser des envois de courriels.

Automatiser le processus de recrutement permet de recruter les meilleurs talents. Une première étape est l’envoi automatique de messages (emails ou SMS). Évitez tout flottement dans la communication de l’entreprise. Par exemple, on peut rédiger un email pour chaque motif de rejet. Ou envoyer un remerciement à l’issue d’un entretien !

Professionnaliser le processus de recrutement

Dans une entreprise sans outils, chaque collaborateur conduit les embauches à sa manière !

La mise en place d’un logiciel de recrutement homogénéise les étapes du recrutement. Le processus est clair et transparent, pour toutes les candidatures.

Par exemple, grâce à un ATS de recrutement, la direction des ressources humaines dispose :

• De modèles standards d’annonces. Ces modèles sont rédigés pour améliorer la marque employeur.
• De modèles d’emails. Un email par étape du processus de recrutement.
• Des statuts/états. Ils servent à identifier rapidement la position du candidat dans le « pipe » de recrutement.
• De dossiers candidats au format homogène. La source de la candidature (jobboard, email, papier..) ne doit pas nuire à l’expérience de recrutement.
• De candidatures centralisées

Un logiciel ATS met aussi à disposition des informations difficiles à obtenir sans logiciel. Comme : le nombre de candidatures / poste ou source, la répartition par genre, etc.

Quels sont les fonctionnalités d’un logiciel de recrutement ?

Un logiciel de suivi de candidatures (ATS) s’utilise généralement en mode cloud (Saas), c’est à dire avec un navigateur Internet.

Selon les modules choisis, l’outil accompagne tout ou partie du processus de recrutement.

• Le Workflow de la demande d’emploi. Il s’agit de la gestion des besoins en recrutement. D’abord, il y a l’expression du besoin de nouveaux talents (exprimé par les chefs de service, responsables de département…). Ensuite, il y a les étapes de validation hiérarchique. Enfin, la demande arrive sur le bureau du recruteur.
• Diffusion d’annonce ou sourcing. Tout dépend des profils recherchés. On multidiffuse l’offre d’emploi. Ou on réalise une recherche web (par exemple sur LinkedIn). On utilise sa propre CVthèque (vivier) : les meilleurs candidats sont souvent conservés par les services RH !
• Gestion de l’espace carrière. Les ATS de recrutement sont souvent équipés d’une solution de site carrière. Ce site affiche les descriptions d’emploi disponibles.
• Consultation automatique de prestataires. Des solutions existent pour consulter des cabinets de recrutement, des agences d’intérim… C’est un mode collaboratif avec des partenaires externes
• Centralisation des candidatures. On dispose dans une seule base de données tous les profils. Qu’ils postulent à un emploi par email, par formulaire, par papier…
• Création d’un dossier candidat. Une présentation unique facilite le traitement homogène des candidats. On identifie rapidement leurs compétences. Adieu les CV qui s’éparpillent dans les messageries ou les répertoires des PC !
• Classement par offre d’emploi. Des CV organisés par annonce permettent de recruter plus rapidement.
• Aide à la sélection de candidatures. Il s’agit soit de questions de préqualification ou de vidéos différées par exemple.
• Suivi des étapes de recrutement. Des campagnes de recrutement organisée, c’est l’assurance d’une plus grande clarté et transparence.
• Historique des actions. Toutes les actions relatives au profil sont enregistrées: échange d’emails, appels téléphoniques, entretiens…
• Communication multicanale (email, SMS, voix…). Les générations Y et Z sont hyperconnectées. Il pouvoir les joindre pat tous les moyens !
• Gestion d’une candidathèque. Ce service aide à se constituer au fil de l’eau une CVthèque de manière intelligente : relance régulière…

En fonction de vos critères, vous aurez un intérêt pour telle ou telle fonctionnalité. Vos problématiques de recrutement peuvent aussi vous orienter vers un aspect spécifique. Par exemple, si vous passez beaucoup d’annonces, vous aurez besoin du multiposting. Une fonctionnalité de vivier sera plus pertinente si vos annonces produisent peu.

Un logiciel de recrutement doit-il respecter le RGPD ?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) encadre l’utilisation des données personnelles. Les direction des ressources humaines sont en première ligne. Notamment en raison des données personnelles des salariés. Mais les données des candidats doivent faire l’objet de la même considération. Toutefois, les informations collectées sont bien moins exhaustives.

Notre article dédié au recrutement et le RGPD détaille l’apport du recrutement digital. Choisir un logiciel de recrutement aide aujourd’hui les recruteurs à respecter leurs obligations légales. Lorsque ces obligations s’exercent dans le domaine des données personnelles des candidats, la base légale utilisée est souvent l’intérêt légitime. Dans ce cas, l’organisme informe la personne sur ses droits à l’égard de ses données personnelles. Cette base légale est moins « contraignante » que le consentement (la fameuse case à cocher !).

Quels bénéfices les RH peuvent-elles attendre de l’utilisation d’un ATS pour recruter ?

Nous avons vu précédemment les principales raisons pour utiliser un outil pour recruter. Dans ce chapitre, nous évoquons des aspects périphériques au process de recrutement.

ATS recrutement = gain financier

Nous l’avons vu dans un chapitre précédent, un ATS adapté rend le recrutement performant. C’est explicitement un gain financier. Le nombre d’heures gagnées se chiffre aisément. L’activité de classement et de réponses aux candidats est très chronophage. Elle est réduite à néant avec le bon outil.

Connaître le nombre de candidatures par jobboard permet aussi de gagner de l’argent ! L’application identifie les meilleures sources des candidatures. Ainsi, on utilise le budget d’annonce à bon escient.

L’aide au reporting – les KPI

Le recrutement pour votre entreprise a besoin d’une solution de suivi. Ainsi, il est important de mesurer l’avancement du flux de recrutement (le « pipe » des candidats).

L’utilisation d’étapes pour le suivi des embauches propose une vue de l’avancement du projet de recrutement et du nombre de profils à chaque étape. Les problèmes éventuels (manque de candidats, trop de défection…) sont plus faciles à identifier.

Une solution de recrutement à la rescousse de la marque employeur

Les candidats sont aujourd’hui au centre de l’échiquier. Les entreprises investissent des sommes importantes pour montrer qu’elles sont une Great Place To Work®.

Un logiciel de gestion de candidatures multidiffuse facilement les offres d’emploi sur de multiples médias. Quelle que soit la taille de votre entreprise, on montre ainsi la vitalité de ses équipes. Chaque candidat qui postule reçoit un email d’accusé de réception. Ce message peut contenir des informations. Par exemple des liens vers les réseaux sociaux. Ou encore un lien vers une présentation des valeurs de l’entreprise.

Le fait de choisir son ATS de recrutement va faciliter l’accompagnement du candidat dans son parcours vers l’embauche. Son expérience avec vous en est améliorée.

Comment choisir son logiciel de recrutement ?

Plusieurs méthodes existent.

Il est possible de partir d’une insatisfaction générale sur le traitement des candidatures. Par exemple : « On n’est pas assez professionnel », « On n’a pas le temps de répondre aux candidats !», « Je ne pense pas qu’on soit très RGPD !»… Dans ce cas, nul besoin d’un logiciel de gestion de candidatures personnalisable ! L’ATS recrutement le plus simple devrait suffire. Les profils qui postuleront recevront un accusé de réception. Les données seront centralisées. C’est la première pierre pour professionnaliser et optimiser.

On peut aussi réaliser le bilan de son fonctionnement actuel. Si on est seul à recruter, le bilan est rapide. Toutefois, n’oubliez pas les différents acteurs concernés par le recrutement. L’application doit permettre de pouvoir faciliter les échanges entre les recruteurs s’ils sont plus nombreux.

Dans ce cas, comparez les méthodes de recrutement de chacun. Le bilan sert à identifier les difficultés rencontrées actuellement.

Pour être sûr de faire le bon choix, il est important de suivre une méthode d’analyse du besoin. Ensuite, on passe au crible l’ensemble des fonctionnalités proposées par un logiciel de recrutement.

Enfin, les aspects coûts et support proposés sont essentiels à considérer.

Quel prix pour un ATS recrutement qui aide à dénicher les meilleurs talents et améliorer sa marque employeur ?

Le prix pour un ATS est souvent présenté sur une base mensuelle. Mais sa facturation est généralement annuelle.

Chaque éditeur propose sa propre grille de tarification. Les critères peuvent être le nombre de postes ouverts. Certains facturent le nombre d’utilisateurs. Un autre élément utilisé est aussi le nombre de Curriculum vitae.

Pour les éditeurs qui font de la multidiffusion, le nombre de jobboards interfacés peut influencer le prix.

Les premiers prix commencent vers une centaine d’euros par mois. Mais le budget augmente rapidement selon les modules recherchés. Il est donc important de réaliser un bilan. Puis de rédiger une analyse des besoins.

Quelles fonctions aura le logiciel de recrutement du futur ?

Jusqu’à présent les ATS sont considérés comme des outils qui aident aux actions de recrutement. Il y a habituellement une importance excessive accordée aux mots clés. Ces mots clés servent à la recherche de profils. Ils servent aussi de support au matching emploi / compétences.

Mais il est fort à parier que les logiciels de recrutement du futur s’inspireront davantage des réseaux sociaux. Comme par exemple LinkedIn. Le logiciel de recrutement de demain permettra des interactions exactement comme un réseau social. Il mettra en avant les interactions humaines plutôt que des aspects d’indexation informatique. On ne gérera plus des talents, mais on entretiendra sa communauté sociale.

Il y aura aussi certainement une augmentation des fonctionnalités basées sur l’IA (Intelligence artificielle). Les recruteurs délégueront des tâches chronophages. Ainsi, ils laisseront leur IA planifier les entretiens. L’intelligence artificielle échangera avec les postulants. Il leur suggérera les meilleures recommandations d’emploi. On peut imaginer que l’IA prendra contact avec des candidat passifs particulièrement qualifiés. Les postes vacants seront pourvus plus rapidement. Ainsi, on diminuera le risque de départ anticipé.

Les logiciels de gestion du recrutement devraient à l’avenir introduire plus largement la vidéo. De nombreuses solutions existent déjà. Mais les usages ne sont pas encore totalement matures. Effectivement, une vidéo nécessite un investissement émotionnel important. Bien plus important qu’un curriculum vitae. Les retours de l’entreprise ne sont pas toujours à la hauteur de cet investissement. Gageons que le recruteur se prendra au jeu. Il répondra lui aussi par vidéo. Le candidat et le recruteur seront alors sur un pied d’égalité, ce qui est le propre d’un réseau social.

Conclusion

Les logiciels de recrutement ou ATS ont révolutionné le processus de recrutement. Ils ont changé la façon dont les recruteurs gèrent les candidatures et organisent les données. Avant son arrivée, les recruteurs devaient traiter manuellement les informations relatives aux candidats, ce qui était un processus ardu et chronophage. Avec l’avènement d’Internet et des médias sociaux, les logiciels de recrutement sont devenus plus puissants. Ils ont permis aux recruteurs d’accéder à de plus grands viviers de candidats potentiels et de rationaliser le processus de recrutement. Les logiciels de gestion de candidatures ont changé la donne dans le processus de recrutement, en facilitant la gestion quotidienne des recruteurs et en leur permettant de trouver les meilleurs candidats pour leurs postes ouverts.