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Ce n’est un secret pour personne que le fait de disposer d’une bibliothèque interne de CV pour votre entreprise peut être un énorme avantage. Non seulement un vivier de talents constitue un excellent outil de sourcing, mais il contribue également à rendre le processus d’embauche plus facile et plus efficace. L’équipe RH ne dépend plus uniquement du résultat de ses annonces.
Dans cet article de blog, nous allons fournir des exemple de cvthèque. Nous expliquerons plus en détail l’intérêt et les fonctionnalités d’une cvthèque efficace. Nous verrons comment créer soi-même une cvthèque interne, et nous présenterons ses avantages. Nous nous attarderons aussi sur la manière d’ avoir une cvthèque à jour. Si vous cherchez à donner à votre entreprise un avantage concurrentiel, cet article de blog est donc fait pour vous.
Qu’est-ce qu’une CVthèque ?
Une CVthèque, ou candidathèque, est une collection de profils de candidats et de curriculum vitae de demandeurs d’emploi. Une CVthèque est techniquement une base de données de curriculum vitae (CV) que les recruteurs et les services des ressources humaines utilisent pour trouver des profils intéressants. Ces CVthèques peuvent être hébergées en ligne, comme celles de Monster et LinkedIn, ou conservées en interne pour un meilleur contrôle de la confidentialité. Lorsqu’un demandeur d’emploi envoie son dossier à ces CVthèque, celui-ci est stocké dans la base de données de CV à laquelle les employeurs potentiels peuvent accéder lorsqu’ils recherchent des candidats. Les CV stockés peuvent être recherchés par type de profil ou par mot-clé, ce qui facilite la recherche de candidats possédant certaines qualifications ou expériences. Le processus de recrutement est considérablement accéléré, puisqu’il n’est plus nécessaire de rechercher manuellement les profils un par un. Une CVthèque est un outil précieux pour les entreprises d’aujourd’hui qui cherchent à pourvoir rapidement et efficacement des postes avec les bons talents.
Pourquoi utiliser une CVthèque pour ses recrutements ?
L’utilisation d’une CVthèque est un moyen efficace de trouver les meilleurs talents. Elle permet d’ optimiser le processus d’embauche. Grâce à une cvthèque, les recruteurs sont en mesure de rechercher rapidement et facilement parfois parmi des millions de CV (il y a 25 millions de membres LinkedIn !). Sourcer (le fait de chercher dans une cvthèque) est un moyen efficace d’être proactif par rapport à sa recherche du candidat idéal. En effet, la diffusion des offres d’emploi ne donne pas toujours les résultats escomptés : les annonces ne sont pas toujours très « productives ». Cela évite d’être pris au dépourvu si l’on s’aperçoit qu’aucun candidat sérieux n’a répondu à votre offre. Les recruteurs peuvent également utiliser les CVthèque pour comparer différentes fiches candidat. Par exemple, si l’on n’est pas tout à faire sûr de l’expérience ou des compétences nécessaires pour un emploi, on peut chercher dans la base de CV et analyser des parcours différents. Il est ainsi possible d’affiner le profil du candidat idéal à recruter. La commodité et la facilité d’utilisation d’une base de CV en font l’un des outils les plus populaires utilisés par les recruteurs dans le secteur des RH aujourd’hui. En outre, l’utilisation une CVthèque pour le recrutement représente un gain de temps, de ressources et une diminution des coûts de recrutement par rapport aux méthodes traditionnelles telles que les offres d’emploi sur les jobboards ou les cabinets de recrutement.
Exemple de CVthèque type du marché
Il existe plusieurs CVthèques disponibles sur le marché français. Les recruteurs utilisent CVAden qui permet d’accéder en quelques clics à plus de 2 millions de CV. Ces curriculum vitae sont issus de 10 bases de CV dont Cadremploi. Ce service nécessite de souscrire à un abonnement payant. Pôle emploi propose également de chercher les candidatures dans une CVthèque exclusive. Une fois enregistré auprès de Pôle emploi, on peut chercher par mot clé et localisation. Il ne reste plus qu’à contacter les candidats par email. Dans le même esprit, l’APEC propose pareillement son moteur de recherche de profils qualifiés. Emploi Libre est une CVthèque gratuite qui permet de consulter une base de données de candidats et de publier des offres d’emploi. Quelques services sont payants dans le cas de recherches urgentes. Pour recruter des personnes en situation de handicap, il est possible d’utiliser les services de l’AGEFIPH qui propose à la fois la diffusion d’annonces, mais aussi d’identifier des profils dans une CVthèque. D’une manière générale tous les sites emploi proposent en plus de leur service de diffusion d’annonces des CVthèques. À noter aussi une initiative sur Google Custom Search Engine. Il est possible de paramétrer le moteur de recherche Google pour extraire des pages de sites spécifiques. Ce minisite a été paramétré pour faire des recherches spécifiquement sur LinkedIn : voir le site. D’autres options incluent les extensions Chrome ou généralement les réseaux sociaux, même si ceux-ci n’ont pas été prévus pour cet usage. Cependant, il est important de noter que l’accès à une CVthèque efficace et à jour nécessite habituellement un abonnement coûteux. Cette dépense n’est pas toujours pertinente dans le cas de besoins ponctuels.
Combien coûte une CVthèque efficace ?
Une CVthèque efficace, c’est une base de données qui contient des CV à jour. Si l’on cherche la gratuité, il est préférable d’utiliser les CVthèques proposés par Pôle emploi et l’APEC pour les profils cadres. Les autres sites risquent de ne pas demander aux candidats d’actualiser régulièrement leurs données : vous risquez de perdre plus de temps qu’à en gagner. D’une autre côté, les CVthèques payantes ont tout intérêt à vous proposer des shortlist de candidats en recherche active pour vous aider à sourcer les candidats qui accepteront de vous rencontrer. En effet, pour qu’une CVthèque soit efficace, elle doit être alimentée en permanence de profils en recherche de mobilité. C’est la raison pour laquelle les jobboards ont une offre intéressante. Ils invitent les candidats qui se positionnent sur leurs annonces à créer directement un profil dans leur base de données. C’est une opération gagnant-gagnant. Pour le candidat, il postule en seulement quelques clics. Pour le jobboard, il renouvelle en permanence son offre de talents au sein de sa CVthèque. La fraîcheur a un prix, et c’est normal !
Chaque CVthèque possède un modèle de facturation différent. La CVthèque d’Indeed permet des recherches illimitées dans sa base d’au moins 200 millions de candidats (dans le monde). Elle facture au nombre de contacts par mois. En 2023, la solution coûte environ 3 000 €/an pour 100 contacts par mois. La solution de CVAden propose des packages sur 12 mois de 1000€ à plus de 6000 € selon le nombre de profils à recruter. Le réseau social professionnel LinkedIn propose une offre dédiée aux recruteurs : LinkedIn Recruiter. Elle est particulièrement intéressante pour sourcer des candidats qui ne sont pas en recherche d’opportunités professionnelles. Sa tarification dépend du nombre de messages qui peuvent être envoyés, approximativement 89 € pour le premier abonnement. Lorsqu’on arrive à intéresser un candidat qui n’est pas en recherche active, le taux d’embauche peut être plus important. En effet, il n’a pas envoyé son CV à la terre entière ! Un autre exemple de CVthèque à considérer est l’offre de Careerbuilder à 2900 € pour 500 CV sur 1 mois. Il y a aussi les solutions CVthèques de Hellowork et de Météojob.
Constituer un vivier pour ses recruteurs, est-ce la bonne solution ?
En général, vous recrutez un seul candidat par emploi proposé. Cela veut dire que si vous avez reçu 10 candidatures, 9 d’entre elles n’iront pas plus loin si vous n’avez pas de poste supplémentaire. Idem pour les candidatures spontanées. Ce qui est vrai aujourd’hui ne le sera sans doute pas demain. Par conséquent si vous souhaitez optimiser la gestion de vos recrutements, il est important de garder les données de vos candidats (au moins un certain temps et seulement les candidatures reçues les plus pertinentes). Ainsi, créer une CVthèque interne est une excellente solution pour ceux qui cherchent à anticiper leurs besoins. C’est un outil qui permet d’optimiser le processus de recrutement et de réduire le temps passé à trouver les candidatures. En outre, le fait de disposer de votre propre bibliothèque de CV vous permet de regrouper toutes vos candidatures au même endroit. Vous disposez ainsi d’un meilleur contrôle sur les personnes ou les services qui les consultent. Dans le cadre du RGPD, c’est indispensable. Cela vous offre également plus de flexibilité lorsque vous enregistrez de nouveaux CV, car vous pouvez rapidement les mettre à disposition. Dans l’ensemble, la création de sa propre CVthèque est une solution avantageuse qui donne à l’entreprise un meilleur contrôle sur ses candidatures.
Par ailleurs, gardez en tête que les CV au format pdf (ou autres) contenu dans votre CVthèque ne seront disponibles que pour votre organisation. Contrairement aux différents exemples de CVthèques que nous avons fournis. En effet, chaque candidature d’une offre d’emploi publiée sur un jobboard vient directement s’enregistrer dans les bases de données des sites emplois. En utilisant ces CVthèque vous sourcez sur les mêmes bases de données que vos concurrents. Vous rentrez donc en compétition directement avec eux.
Découvrez comment bien optimiser une CVthèque interne pour faire du sourcing ?
Pour constituer une CVthèque efficace qui aide à recruter, il est important de penser à celle-ci comme un vivier de candidatures potentielles pour les recruteurs. Cette base de données doit être organisée de manière que les profils soient facilement consultables en seulement quelques clics. Pour ce faire, un exemple de CVthèque type doit permettre d’organiser les candidatures dans différents dossiers, permettre une recherche multicritère et par mots clés. Pour que la CVthèque soit efficace, il est essentiel de choisir une plateforme qui propose des fonctionnalités pour interagir avec le candidat (Émail, SMS…), conserver un historique et actualiser les profils que les recruteurs cherchent. Un logiciel de recrutement tel que Candidatus propose ce type de fonctionnalités. Le sourcing est également un élément majeur pour enrichir constamment la base de données. Ce sourcing peut manuellement se faire, par exemple par des contacts via des réseaux sociaux tels que LinkedIn. Cet enrichissement de profil peut se faire aussi de manière automatique. Ce sont les candidatures reçues sur vos différentes annonces qui vont au fur et à mesure alimenter votre base de données. Ainsi, en investissant dans une CVthèque performante, les recruteurs disposent d’une réserve de talents à portée de main qui facilite le processus de recrutement.
Comment actualiser les CV de sa CVthèque pour mieux recruter ?
La CVthèque est un outil incontournable pour les professionnels des RH. Avoir une CVthèque bien fournie permet d’avoir un vivier de candidats qualifiés et prêts à répondre aux opportunités professionnelles. Pour animer sa CVthèque et développer sa marque employeur, il est important d’échanger de temps en temps avec les candidats. Une des méthodes est d’envoyer régulièrement des offres d’emploi. Il faut également se rappeler au bon souvenir des candidats en adressant, par exemple, un email de mise à jour. C’est un moyen d’être conforme à la réglementation liée à la conservation des données. L’expérience candidat sera d’autant plus plaisante qu’il aura le sentiment que vous veillez à entretenir votre communauté. En amont, pensez à optimiser la gestion de votre CVthèque. Pour ce faire, il est important de bien classer les candidatures par domaine d’expertise, et d’actualiser souvent les informations concernant les candidats si vous les avez contactés afin de garantir la pertinence des profils. Finalement, l’optimisation de la CVthèque permet de tirer le meilleur parti de cet outil pour la réussite de ses recrutements.
Ne pas oublier le RGPD
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est un point essentiel à considérer pour toutes les entreprises traitant des données personnelles. Ce règlement est entré en vigueur en mai 2018 et vise à renforcer les droits des citoyens en matière de protection de leurs données. Il oblige les entreprises à obtenir le consentement explicite des personnes, ainsi qu’à garantir leur sécurité et à les protéger contre toute fuite ou utilisation malveillante. Les traitements donnant lieu à l’application du RGPD s’appuient sur une base légale. Dans le cas du recrutement, il est courant d’utiliser comme base légale l’intérêt légitime. Cette base est moins contraignante que le consentement. En effet, elle ne nécessite pas de « case à cocher ». La « seule » obligation est d’informer le candidat de la manière dont vont être utilisée ses données personnelles, et la procédure pour s’opposer et supprimer ses informations. Lorsque vous utilisez une CVthèque interne à votre entreprise, vous devez expliquer aux candidats que vous conservez ses données pour une éventuelle opportunité. Vous devez être clair sur la procédure de modification et de suppression de ses informations. Au-delà de ces contraintes légales, une relance régulière des candidats permet d’éviter de conserver les dossiers des personnes non intéressées. C’est un gain de temps pour le recruteur que d’avoir une CVthèque uniquement de profils à l’écoute. Dans tous les cas, quelle que soit l’organisation ou l’exemple de CVthèque suivi, l’entreprise doit s’assurer de sa conformité avec le RGPD pour éviter d’importantes amendes en cas de non-respect.
Conclusion
Avoir accès à une CVthèque est essentiel pour les recruteurs qui cherchent des candidats pour leurs offres d’emploi. En disposant d’une base de données organisée de CV, les recruteurs peuvent rapidement identifier des candidats qualifiés. Ils ne dépendent pas uniquement des résultats de leurs annonces. De plus, grâce à un stockage centralisé des Curriculum Vitae, l’équipe recrutement peut facilement partager ses profils et travailler avec des candidats qu’un membre de l’équipe connaît peut-être déjà. Une bibliothèque de CV favorise le classement des candidatures en différentes catégories, telles que les compétences ou les objectifs de carrière. Les recruteurs identifient ainsi plus simplement les meilleurs candidats pour le poste. De plus, avec un référentiel centralisé de CV, les recruteurs peuvent plus rapidement répondre aux demandes de profils des opérationnels. En fin de compte, disposer d’une CVthèque aide les recruteurs à économiser du temps et de l’énergie tout en trouvant le bon candidat pour leur organisation.
Expert RH passionné. Nathan se spécialise dans les stratégies de recrutement. Son intérêt se porte sur les nouvelles tendance en recrutement, et sur les RH d’une manière générale.
