La prise de référence en recrutement : Les bonnes pratiques

Vous cherchez un employé fiable et digne de confiance ? Vous manquez de temps et avez besoin de trouver rapidement le bon candidat ? Vous cherchez un moyen de vous assurer que votre nouvelle recrue potentielle est à la hauteur de la tâche ? Qu’il est fait pour le poste à pourvoir ?

Si oui, alors cet article de blog est fait pour vous ! Nous discuterons de la façon d’utiliser les prises de références en recrutement pour vous assurer que vous embauchez la meilleure personne pour le poste.

Pourquoi faire un contrôle de références ?

Le but d’une vérification des références est de mieux comprendre l’expérience, les compétences et l’éthique de travail d’un candidat. Faire une prise de référence peut aider les RH à obtenir une vision précise des performances passées d’un candidat potentiel. On peut ainsi anticiper la manière dont il pourrait s’intégrer dans l’entreprise. C’est une partie essentielle du processus de recrutement. Il ne faut jamais l’ignorer. La prise de référence permet aux recruteurs d’obtenir des informations précieuses sur le candidat. Par exemple : ses forces et ses faiblesses, ses interactions avec les autres, sa capacité à respecter les délais et ses compétences en résolution de problèmes. Une bonne prise de référence peut également aider à s’assurer qu’un candidat est honnête. Et qu’il possède les compétences requises pour le poste.

Recueillir les informations nécessaires auprès du candidat

Avant de commencer à effectuer une prise de référence efficace, il est important d’avoir toutes les informations nécessaires du candidat. Cela inclut son nom complet, ses coordonnées et sa fonction. Demandez une liste de références professionnelles au candidat. Comme les anciens employeurs, ancien manager, supérieur hiérarchique ou ancien collègues.

Il est important de vous assurer que vous contactez la bonne personne. Si vous n’êtes pas sûr, il est préférable de clarifier auprès du candidat. Concernant le référent, le candidat doit préalablement lui demander l’autorisation d’être contacté.

Vous devriez également avoir une liste de questions préparées pour les référents.

Une fois que vous avez toutes les informations nécessaires, vous pouvez passer à l’étape suivante du processus de recrutement : contacter une référence de manière professionnelle.

Contactez un ancien employeur de manière professionnelle

Lorsque vous commencez à contacter les anciens employeurs, il est important d’être professionnel, respectueux et courtois. Commencez par vous présenter et expliquez le but de votre appel. Fournissez des informations sur le rôle pour lequel le candidat postule. Demandez à la référence si elle a le temps de répondre à quelques questions. Assurez-vous que la référence est consciente de la confidentialité de l’appel et des informations que vous recherchez. Vous voudrez peut-être leur rappeler l’importance de donner des informations honnêtes et exactes. Assurez-vous de les remercier pour leur temps et assurez-vous de prendre des notes pendant la conversation.

Exemples de questions à poser lors d’un contrôle de références ?

Les questions que vous posez lors d’une vérification des références sont tout aussi importantes que le contact lui-même. Poser les bonnes questions peut vous aider à mieux comprendre les qualifications et le caractère du candidat. Voici des exemples de questions que vous devriez poser. Il s’agit essentiellement de questions ouvertes.

• Combien de temps le candidat a-t-il travaillé pour vous ?
• Quel était son titre de poste ?
• Quelles étaient ses principales fonctions et responsabilités ?
• Comment décririez-vous la performance du candidat ?
• Quelles étaient les forces et les faiblesses du candidat ?
• Y a-t-il des domaines dans lesquels le candidat pourrait s’améliorer ?
• Souhaiteriez-vous réembaucher le candidat ?
• Recommanderiez-vous le candidat pour ce poste ?
• Quel type d’environnement de travail convient le mieux au candidat ?
• Quels conseils donneriez-vous au candidat pour ce poste ?

Toutes ces questions permet au recruteur d’avoir une meilleure compréhension du candidat. Ce qui peut donc vous aider à décider s’il est la bonne personne pour le poste. Poser les bonnes questions lors d’une vérification des références peut vous aider à prendre une décision plus éclairée concernant le candidat.

Écoutez les « signaux faibles » : une très bonne pratique !

Lors de la prise de référence, il est important de prêter attention aux mots et aux phrases utilisés par la référence. Les « signaux faibles » peuvent être subtils. Vous devez donc être vigilant. Ecoutez toute phrase qui pourrait indiquer un manque d’enthousiasme ou même un avertissement concernant le candidat.

Par exemple, si une référence dit quelque chose comme « C’était un bon collaborateur mais nous avons eu quelques problèmes avec son attitude », cela est incontestablement un signal d’alarme (« Surtout s’il s’énerve en parlant de son ancien collaborateur comme ci-dessous !« ). Ou si la référence parle en termes généraux du candidat, sans fournir d’exemples spécifiques de ses performances. C’est possiblement un signe d’avertissement.

Lorsque vous écoutez les signaux faibles, assurez-vous de prendre en compte le ton de la voix. Si la prise de référence se fait en visio, regardez le langage corporel de votre interlocuteur (« Les mots que quelqu’un utilise ne représentent que la moitié de la conversation – l’autre moitié est non verbale »). Faites attention à ces indices car ils peuvent fournir des informations précieuses sur la façon dont la référence se sent réellement à l’égard du candidat.

Enfin, rappelez-vous qu’il est important de toujours clarifier. Posez des questions si vous entendez quelque chose que vous ne comprenez pas. Les réponses de cet ancien employeur vous aideront aussi à jauger la référence. Et sa pertinence par rapport à votre objectif. Le but est de vous assurer que vous disposez de toutes les informations utiles nécessaires avant de prendre une décision.

Enregistrez vos notes de recrutement après l’appel

La prise de référence permet au recruteur de décider, et de justifier son choix. Elle doit donc être documentée. Après l’échange, il est important de conserver vos notes. Garder une trace de vos découvertes peut vous aider à une prise de décision éclairée concernant le candidat.

Il est également recommandé de garder une trace sur les questions posées et des réponses reçues. Cela aidera à fournir un contexte pour vos notes et facilitera la comparaison des réponses de différentes références.

De plus, c’est une bonne idée de garder les coordonnées de chaque employeur contacté afin de pouvoir obtenir des précisions si nécessaire.

Enfin, assurez-vous de sauvegarder ces données dans un endroit sûr. Cela garantira que les informations restent confidentielles et ne peuvent être consultées que par le personnel autorisé (cf. RGPD).

En prenant le temps de sauvegarder vos notes après une vérification des références, vous pouvez vous assurer que les données sont sécurisées et qu’elles peuvent être utilisées pour prendre une décision éclairée concernant le candidat.

Vérifier l’exactitude et la cohérence des informations recueillies

L’exactitude et la cohérence sont deux facteurs clés à prendre en compte lors de la prise de références. Il est important de vérifier les informations fournies par le candidat afin de s’assurer qu’elles sont rigoureusement exactes. Cela comprend la vérification des titres de poste, des dates d’emploi et d’autres détails. De plus, il est important de considérer le contexte dans lequel l’information a été donnée. L’employeur interrogé avait-il encore des données précises concernant le candidat ? Est-ce le bon interlocuteur sur ce sujet ? Est-ce une référence ancienne ? Y avait-il une différence entre les dates données par la référence et le candidat ? Ce sont des questions importantes à se poser pour vérifier la fiabilité des sources. En prenant le temps de vérifier l’exactitude et la cohérence, les employeurs peuvent s’assurer qu’ils prennent des décisions éclairées concernant leur processus d’embauche.

Faites des recherches en ligne pour compléter vos découvertes

Dans le cadre du processus de recrutement, il est important de faire des recherches en ligne. L’objectif est de compléter la vérification des références. En plus de parler directement avec les références, les employeurs doivent également utiliser des sources en ligne pour vérifier l’exactitude des informations fournies.

Il existe des sites dédiés à la vérification des éléments factuels (verifdiploma, par exemple). Evidemment, vous pouvez aussi recouper les informations obtenues via le profil LinkedIn d’un candidat. Juste en consultant son parcours professionnel. Vous pouvez également utiliser les moteurs de recherche pour rechercher des articles de presse ou des critiques qui pourraient suggérer des « signaux faibles » qui peuvent alerter.

En prenant le temps de faire des recherches en ligne, les employeurs peuvent s’assurer qu’ils ont une image complète du candidat et prendre la meilleure décision possible.

Et si le candidat ne fournit pas de référence lors du processus de recrutement

Si un candidat refuse de fournir des références lors d’un entretien d’embauche, cela peut être un signal d’alarme pour les employeurs. Ne pas fournir de références est un signe que le candidat n’a peut-être pas l’expérience ou les qualifications qu’il prétend avoir. Les employeurs peuvent également se demander pourquoi le candidat n’est pas disposé à fournir des références.

Dans de tels cas, les employeurs devraient rechercher d’autres moyens d’évaluer les qualifications et l’expérience du candidat. Cela pourrait inclure la demande d’une preuve de leur travail passé. Comme par exemple des échantillons de travail qu’ils ont fait dans le passé ou des recommandations qu’ils ont reçus. Les employeurs peuvent également demander des détails sur d’anciens employeurs. Ces éléments sont peut être vérifiables sur Internet.

En fin de compte, les employeurs devraient utiliser leur pouvoir discrétionnaire lorsqu’il s’agit d’un candidat refusant de fournir des références. Si après lui avoir expliqué que vous avez besoin de ces références pour vous assurer qu’il est bien qualifié pour le poste, vous pouvez alors choisir de le rejeter et de rechercher un autre candidat.

La prise de référence doit respecter le cadre légal ?

La vérification des activités professionnelles et des informations qu’un candidat fournit au cours d’un entretien fait partie du processus de recrutement. Elle doit être effectuée conformément au Code du travail (articles L. 1221-6 à L. 1221-9). Les vérifications des références ne doivent être effectuées qu’à la fin du processus de recrutement et avec le consentement écrit du candidat. Les questions posées lors de la vérification des références doivent respecter les règles du code du travail. En particulier, la nécessité de respecter la vie privée du candidat. Les employeurs ne doivent poser que des questions spécifiques à l’emploi pour lequel le candidat postule, ainsi que des questions sur sa capacité à travailler en équipe et son adéquation globale au poste. Le candidat doit avoir la possibilité d’accéder aux informations recueillies auprès de ses références. En suivant ces directives, les employeurs s’assurent qu’ils effectuent une vérification approfondie des références qui répond à toutes les exigences légales en France.

Peut-on déléguer la prise de référence ?

En matière de recrutement, la prise de référence est une étape essentielle du processus de recrutement des entreprises. Mais, avec la charge de travail exigeante des recruteurs, il peut être difficile de trouver le temps pour obtenir les informations demandées. Par conséquent, certains employeurs peuvent vouloir déléguer cette tâche à quelqu’un d’autre.

Déléguer la vérification des références peut être un moyen utile d’alléger la charge de l’équipe des ressources humaines. Cependant, rappelez-vous que cette prise de référence doit être effectuée par un professionnel expérimenté. Certains cabinets de recrutement proposent ce service.

Fournissez des instructions claires sur quelles questions poser. Ainsi que sur la manière d’évaluer les références. Cela garantira au recruteur de disposer des informations nécessaires pour prendre une décision éclairée. De plus, assurez-vous que la personne qui effectue le travail est informée des obligations légales de cette prise de référence. C’est à dire, demander directement les contacts d’un ancien employeur au candidat, obtenir son consentement par écrit.

De plus, la personne qui effectue les vérifications doit avoir les compétences nécessaires pour évaluer le candidats de manière objective. Cela inclut la capacité d’identifier les « signaux faibles » d’avertissement. Ainsi que la vérification de la cohérence du parcours du candidat.

En conclusion, déléguer cette tâche est utile, car la prise de références est chronophage. Cela permet d’alléger la charge de travail des recruteurs, et de l’équipe des ressources humaines. Cependant, il faut s’assurer que la personne effectuant la vérification des références est expérimentée. Elle doit donc posséder les connaissances et les compétences nécessaires pour évaluer la référence de manière objective.

Pesez vos décisions pour éviter les erreurs de casting

Un employeur souhaitant s’enquérir des références d’un candidat le fait toujours à la dernière étape du processus de recrutement. Après avoir recueilli toutes les informations pertinentes, il est important que le recruteur évalue bien toutes les données. Une vérification approfondie des références contribue à conforter votre choix de candidat. Et cela fait toujours économiser du temps et de l’argent à long terme.

Prenez en compte toutes les informations recueillies lors du processus de prise de référence. Notamment assurez-vous qu’elles sont cohérentes avec la présentation du candidat. Et aussi en phase avec sa performance lors de l’entretien. S’il y a des divergences entre les informations demandées lors des échanges avec les interlocuteurs, il est nécessaire d’obtenir des éclaircissements.

Avant de proposer l’emploi à un candidat, assurez-vous de prendre le temps d’examiner toutes les informations recueillies. Assurez-vous qu’elles correspondent à ce que vous recherchez chez un candidat. En prenant le temps de peser soigneusement vos conclusions, vous pouvez vous assurer que vous prenez la meilleure décision pour votre organisation.